Table des matières
- 1) Qu’est-ce que la BI ?
- 2) Pourquoi les experts-comptables sont-ils concernés par la BI ?
- 3) Quels avantages les experts-comptables peuvent-ils attendre de la BI ?
- 4) Quels sont les cas d’application de la BI en expertise comptable ?
- 5) Quelles étapes pour mettre en place la BI ?
- 6) Comment choisir les bons outils BI ?
- 7) Pourquoi Finthesis est une solution BI adaptée pour les experts-comptables ?
- 8) Et les DAF externes dans tout ça ?
- Le plus simple c’est d’essayer !
Comment intégrer la Business Intelligence en cabinet d’expertise comptable ?
Les cabinets d’expertise comptable font face aujourd'hui à de nombreux enjeux pour améliorer leur productivité et développer leur portefeuille de missions.
La digitalisation de la comptabilité et la multiplication des sources de données constituent une réelle opportunité pour la profession de faire évoluer ses manières de faire. Mais comment profiter de ce contexte pour valoriser les data à disposition de l’expert-comptable ?
L’instauration d’une stratégie de Business Intelligence (ou BI) au sein du cabinet semble aujourd’hui indispensable pour gagner du temps dans le traitement de l’information et développer les missions de conseil et d'accompagnement.
La digitalisation de la comptabilité et la multiplication des sources de données constituent une réelle opportunité pour la profession de faire évoluer ses manières de faire. Mais comment profiter de ce contexte pour valoriser les data à disposition de l’expert-comptable ?
L’instauration d’une stratégie de Business Intelligence (ou BI) au sein du cabinet semble aujourd’hui indispensable pour gagner du temps dans le traitement de l’information et développer les missions de conseil et d'accompagnement.
1) Qu’est-ce que la BI ?
La Business Intelligence (appelée aussi "informatique décisionnelle") désigne l’ensemble des technologies et outils permettant aux entreprises d'analyser les données à leur disposition afin d'améliorer leur processus de prise de décision.
Elle peut s’appliquer à différents domaines (RH, commercial, finance, etc.) et est généralement constituée des 4 grandes étapes ci-dessous.
Elle peut s’appliquer à différents domaines (RH, commercial, finance, etc.) et est généralement constituée des 4 grandes étapes ci-dessous.
1.1) Collecte
Les données en circulation sont de plus en plus importantes : c’est ce qu’on appelle les Big Data.
Ce phénomène d’explosion des données est caractérisé par les 3V :
Ce phénomène d’explosion des données est caractérisé par les 3V :
- Volume : Des données de plus en plus importantes en raison de la multiplication du nombre d’objets connectés produisant de la data
- Variété : Des données dont la nature est de plus en plus diversifiée (texte, tableau, image, vidéo, etc.)
- Vélocité : Des données qui sont mises à jour de plus en plus souvent en raison des capacités de traitement et de stockage en progression constante
Les outils BI vont ainsi permettre de récupérer et de traiter efficacement ces gros volumes de données afin d’en homogénéiser le format pour pouvoir mettre en place des analyses. Le stockage de ces données, en fonction de la nature de l’outil utilisé, peut se faire soit en local (on parle de stockage “on-premise”) ou alors directement sur le cloud. Dans le domaine de l’expertise-comptable, les données récupérées vont être généralement de 2 types :
- Les données relatives au client (comptabilité, paie, factures, etc.)
- Les données externes autres (benchmark, ratios d’activités, etc.) non relatives au client, mais qui pourront être malgré tout utilisées dans le cadre des analyses
Il peut exister 2 types de stockage des données : le stockage cloud ou on-premise.
1.1.1 Stockage on-premise
Avec un stockage on-premise, les outils BI sont hébergés et gérés localement sur les serveurs et le matériel de l'entreprise. Les données et les applications sont accessibles uniquement via le réseau interne de l'organisation.
L’avantage est que vous gardez la main sur la maintenance et la sécurité des installations. Cependant, ce système nécessite souvent des investissements en matériel très importants et une mobilisation de ressources conséquente.
L’avantage est que vous gardez la main sur la maintenance et la sécurité des installations. Cependant, ce système nécessite souvent des investissements en matériel très importants et une mobilisation de ressources conséquente.
1.1.2 Stockage cloud
Dans le cas du stockage cloud, les outils BI sont hébergés sur des serveurs distants appartenant à un fournisseur de services cloud. Les données et les applications sont accessibles via Internet, ce qui permet aux utilisateurs de travailler à distance et de partager des informations en temps réel.
Les principaux avantages du stockage cloud :
Les principaux avantages du stockage cloud :
- Aspect évolutif : la capacité peut être adaptée en fonction du besoin.
- Moindre coûts : Les frais sont généralement basés sur l’utilisation, sans investissement initial important en matériel
- Maintenance : C’est le fournisseur du service cloud qui gère la maintenance ainsi que l’implémentation de toutes les mises à jour nécessaires
- Accessibilité : Les données sont disponibles de n’importe où avec une connexion internet
Ce type de stockage est généralement celui qui est privilégié par les outils de Business Intelligence en mode SaaS (Software as a Service), en raison de tous ces avantages.
1.2) Structuration
Une fois la donnée récupérée, l’étape suivante est de structurer cette donnée, c'est-à-dire la mettre forme pour que cette dernière soit exploitable.
Cette étape consiste généralement à construire une base de données homogénéisée ainsi que des bases de données relationnelles (avec des relations entre elles).
L’homogénéisation de la base de données (mettre toutes les données au même format) va permettre d’appliquer un système de filtre sur cette base de données unifiée.
On parle alors de la constitution d’un fichier plat (ou flat file) qui va correspondre à la constitution d’une source de données nettoyée de tous les éléments perturbateurs et qui va pouvoir être exploitée pour les analyses.
L’application de filtres sur cette donnée va ensuite permettre de réaliser un certain nombre d’analyses.
Cette étape consiste généralement à construire une base de données homogénéisée ainsi que des bases de données relationnelles (avec des relations entre elles).
L’homogénéisation de la base de données (mettre toutes les données au même format) va permettre d’appliquer un système de filtre sur cette base de données unifiée.
On parle alors de la constitution d’un fichier plat (ou flat file) qui va correspondre à la constitution d’une source de données nettoyée de tous les éléments perturbateurs et qui va pouvoir être exploitée pour les analyses.
L’application de filtres sur cette donnée va ensuite permettre de réaliser un certain nombre d’analyses.
1.3) Analyse
Une fois la donnée récupérée et structurée sous forme de base de données unique, il va être temps de construire les analyses souhaitées.
Il est possible de construire ces analyses de différentes manières. On peut recenser 3 types d’analyses :
Il est possible de construire ces analyses de différentes manières. On peut recenser 3 types d’analyses :
1.3.1 Application de filtres ou Regroupement de données par catégories
L’objectif de ces traitements va être de présenter les informations de manière synthétique et structurée en opérant des regroupements de données en fonction de certains critères.
Dans le cadre du traitement de données comptables cela peut par exemple être des regroupements :
Dans le cadre du traitement de données comptables cela peut par exemple être des regroupements :
- Par racine de compte
- Par nature (résultat ou bilan)
- Par journal
- Par date d’écriture
Ce type d’analyse va permettre de compartimenter la données en plusieurs sous-ensembles qui faciliteront leur interprétation par le lecteur final.
1.3.2 Calcul de ratios / mise en place de formules
Dans ce cas, les analyses vont consister à calculer des opérations sur la base des différentes données disponibles. Que ce soit des données comptables ou extra-comptables.
Il va être possible d’utiliser notamment les sous-ensembles évoqués précédemment pour réaliser ces opérations.
Quelques exemples de ratios qui peuvent être calculés pour le pilotage de l’activité :
- Taux de marge brute
- Taux d’EBITDA
- Coût par employé
- Panier moyen
- Taux d’endettement
- Coût de revient
1.3.3 Croisement entre plusieurs bases de données
Enfin, il va être possible de croiser différentes sources de données entre elles pour en extraire des savoirs complémentaires.
Un outil BI va ainsi vous permettre d’homogénéiser des bases de données de source et de nature différentes afin de constituer une base de données unique et appliquer des filtres ou des indicateurs sur cette dernière.
Par exemple, dans le cas d’un expert-comptable ou d’un DAF externe, il va être possible d’utiliser, en plus des données comptables, des données commerciales, salariales ou autres.
Voici quelques exemples d’opérations qui peuvent être automatisées grâce à des outils BI et sur la base de données comptables.
Un outil BI va ainsi vous permettre d’homogénéiser des bases de données de source et de nature différentes afin de constituer une base de données unique et appliquer des filtres ou des indicateurs sur cette dernière.
Par exemple, dans le cas d’un expert-comptable ou d’un DAF externe, il va être possible d’utiliser, en plus des données comptables, des données commerciales, salariales ou autres.
Voici quelques exemples d’opérations qui peuvent être automatisées grâce à des outils BI et sur la base de données comptables.
Exemple 1 - Calcul d’un seuil de rentabilité :
- Reconstitution des états financiers : compte de résultat, bilan ou tableau de financement
- Définition des charges fixes et variables
- Calcul d’un seuil de rentabilité sur la base de ces sous-ensemble
Exemple 2 : Calcul d’un coût par salarié :
- Reconstitution des états financiers : compte de résultat, bilan ou tableau de financement
- Import de données extra-comptables relatives aux nombre d’ETP mensuel
- Calcul d’un ratio ETP / Masse salariale pour définir le coût par ETP
1.4) Restitution
La restitution des analyses correspond à la partie “datavisualisation” d’un logiciel de BI.
Une fois les analyses construites, la restitution va être clé car elle va permettre de retranscrire de manière synthétique les résultats. Pour cela, il faut malgré tout que le format de restitution respecte les règles suivantes.
Une fois les analyses construites, la restitution va être clé car elle va permettre de retranscrire de manière synthétique les résultats. Pour cela, il faut malgré tout que le format de restitution respecte les règles suivantes.
Des visuels adaptés aux analyses
Choisir le bon visuel est tout un art. Et choisir le mauvais visuel c’est prendre le risque que le lecteur ne comprenne pas l’information que vous souhaitez lui transmettre.
Pour atteindre cet objectif, vous pouvez vous poser les questions suivantes :
Pour atteindre cet objectif, vous pouvez vous poser les questions suivantes :
- Objectif : à quelle question doit répondre l’analyse qui a été produite et quel type de graph est en mesure de mieux mettre en évidence cette réponse de manière claire ?
- Lecteur : quel est le niveau de connaissances requis de la personne qui consulte le graph ou le visuel et quel est le degré d’abstraction (simplification) nécessaire ?
- Simplicité : dans tous les cas, trop d’informations tue l’information. Il est essentiel de faire simple et de faire apparaître seulement les informations les plus importantes au risque de diluer le message.
Nous vous recommandons d’utiliser des ressources (disponibles en grand nombre sur les sites spécialisés dans le domaine) pour choisir le bon type de visuel pour vos analyses.
Un nombre limité de visuels
La plupart des outils BI vous donne la possibilité de concevoir des tableaux de bord avec la possibilité d’y faire figurer plusieurs visuels.
Mais il faut faire attention à ne pas noyer le lecteur sous l’information et à sélectionner minutieusement les visuels à retenir.
Mais il faut faire attention à ne pas noyer le lecteur sous l’information et à sélectionner minutieusement les visuels à retenir.
Nos 3 conseils en la matière :
Des graphs en nombre limité
Il peut parfois être tentant d’ajouter un nombre conséquent de visuels en se disant que plus le nombre d’information est important, plus le lecteur aura de chances de trouver sa réponse quelque part.
Ce que nous constatons est que, au contraire, si les analyses sont trop nombreuses, alors le lecteur ne sait plus vraiment quel graphique est le plus pertinent et peut ne pas trouver la réponse qu’il cherche.
Il peut parfois être tentant d’ajouter un nombre conséquent de visuels en se disant que plus le nombre d’information est important, plus le lecteur aura de chances de trouver sa réponse quelque part.
Ce que nous constatons est que, au contraire, si les analyses sont trop nombreuses, alors le lecteur ne sait plus vraiment quel graphique est le plus pertinent et peut ne pas trouver la réponse qu’il cherche.
Des graphs complémentaires
Présenter la même information sous des formats différents peut également créer une confusion chez le lecteur.
Préférez des analyses qui soient complémentaires :
Présenter la même information sous des formats différents peut également créer une confusion chez le lecteur.
Préférez des analyses qui soient complémentaires :
- Soit sur des aspects différents (chiffre d’affaires, frais de personnel, flux financier),
- Soit à des niveaux de granularité différents (chiffre d’affaires global, chiffre d’affaires par nature, chiffre d’affaires par compte comptable).
Système d’onglets
Certains outils BI vous permettent de créer des onglets et de ranger vos visuels par catégorie ou nature. Cela vous permettra justement de compartimenter vos analyses et de créer un vrai fil directeur pour votre lecteur.
Certains outils BI vous permettent de créer des onglets et de ranger vos visuels par catégorie ou nature. Cela vous permettra justement de compartimenter vos analyses et de créer un vrai fil directeur pour votre lecteur.
Respecter ces quelques règles permettra au lecteur de ne pas perdre le fil de votre présentation.
Un format de restitution adapté
En fonction du lecteur auquel sont destinées les analyses, le format de restitution à privilégier peut varier. Parmi les différentes options, on peut retrouver les suivantes :
- Lien direct : beaucoup d’outils BI permettent de partager un lien avec le destinataire des analyses pour que ce dernier puisse avoir accès aux analyses via une page web et sous un format dynamique.
- Envoi d’un document : certaines solutions vous donnent également la possibilité d’exporter vos analyses et de les envoyer sur un support figé tel qu’un document Powerpoint. Cela peut être intéressant si vous désirez disposer d’un livrable ou bien archiver vos données à un instant T.
- Présentation en physique : il peut aussi être possible de conserver la main sur l’outil sans y donner accès, mais plutôt de s’en servir comme d’un support lors des présentations auprès des différents interlocuteurs.
Dans le cas des experts-comptables ou des DAF externes, la BI va donc permettre non seulement d’automatiser une grosse partie du travail de production des analyses mais également de pouvoir donner des accès au client en lui envoyant simplement le lien de connexion aux analyses.
Les outils BI peuvent ainsi permettre de créer une véritable interface d’échange entre le professionnel et son client.
Toutefois les autres formats de restitution évoqués ci-dessus permettront également d’adapter l’utilisation en fonction du cas de figure rencontré.
Les outils BI peuvent ainsi permettre de créer une véritable interface d’échange entre le professionnel et son client.
Toutefois les autres formats de restitution évoqués ci-dessus permettront également d’adapter l’utilisation en fonction du cas de figure rencontré.
2) Pourquoi les experts-comptables sont-ils concernés par la BI ?
Nécessité de développer son portefeuille de missions de conseil
Plusieurs analyses montrent que les missions de conseil vont prendre une part de plus en plus importante du portefeuille de missions des experts-comptables. D’ici 2030, ces dernières pourraient atteindre 70% du portefeuille contre environ 15% en 2022.
En effet, avec l’arrivée de la facture électronique et l’automatisation de la saisie comptable, ces missions deviennent un relais de croissance inévitable. Découvrez les enjeux de la BI financière pour les cabinets.
En effet, avec l’arrivée de la facture électronique et l’automatisation de la saisie comptable, ces missions deviennent un relais de croissance inévitable. Découvrez les enjeux de la BI financière pour les cabinets.
Mieux allouer son temps et les ressources du cabinet
Avec les nouveaux outils de productivité qui apparaissent sur le marché, des disparités importantes se créent entre les différents cabinets. Soit entre ceux qui mettent en place des outils pour automatiser leurs processus et ceux qui conservent les manières de faire “historiques” au risque de continuer à réaliser des tâches répétitives à faible valeur ajoutée.
L’automatisation en expertise-comptable se manifeste dans différents domaines, parmi lesquels on peut citer :
L’automatisation en expertise-comptable se manifeste dans différents domaines, parmi lesquels on peut citer :
- OCR : La reconnaissance optique de caractères qui est utilisée pour lire automatiquement les factures
- Prospection commerciale : automatisation du processus de recherche de prospects et de conversion
- Saisie comptable : grâce à l’apprentissage continu (machine learning), automatisation de la saisie comptable d’un grand nombre d’opérations récurrentes
- Analyses financières : construction automatique des analyses financières courantes (comparatif, prévisions, reporting, etc.)
La prise en main de ces outils peut prendre du temps, mais cela constitue un investissement qui est généralement rentabilisé en très peu de temps et qui doit permettre de rester compétitif et attractif !
Des clients avec des demandes de plus en plus fortes
Un climat économique instable
En raison d’un climat économique instable, les dirigeants sont de plus en plus demandeurs de conseils proactifs de la part de leur expert-comptable.
Pendant longtemps, la remise du bilan était l’instant privilégié par l’expert comptable pour donner des conseils de gestion au client. Désormais, il peut être pertinent pour lui d’être présent tout au long de l’année pour accompagner le client dans le pilotage de son activité si ce dernier en a besoin. Mais il est nécessaire pour cela de s’équiper d’outils qui vont permettre de proposer plus facilement des missions d’accompagnement au pilotage de l’activité.
Pendant longtemps, la remise du bilan était l’instant privilégié par l’expert comptable pour donner des conseils de gestion au client. Désormais, il peut être pertinent pour lui d’être présent tout au long de l’année pour accompagner le client dans le pilotage de son activité si ce dernier en a besoin. Mais il est nécessaire pour cela de s’équiper d’outils qui vont permettre de proposer plus facilement des missions d’accompagnement au pilotage de l’activité.
Un volume d’information de plus en plus important à disposition des clients
Les outils du cabinet doivent suivre les habitudes des clients. Et l’écosystème d’outils à leur disposition (dans les différents domaines) leur permet d’avoir toujours plus d’informations à leur disposition.
Dans ce contexte, les experts-comptables ont l’opportunité d’accompagner leurs clients dans l’exploitation de cette data en leur proposant par exemple un suivi régulier des indicateurs financiers et de gestion à travers une mission d’accompagnement au pilotage de l’activité.
Dans ce contexte, les experts-comptables ont l’opportunité d’accompagner leurs clients dans l’exploitation de cette data en leur proposant par exemple un suivi régulier des indicateurs financiers et de gestion à travers une mission d’accompagnement au pilotage de l’activité.
Digitalisation de la comptabilité
Les outils de la “Compta tech” (ou "Accountech") sont de plus en plus nombreux, innovants et évolutifs.
S’il est parfois compliqué de s’y retrouver parmi la multitude d'outils, cette situation est également une opportunité pour les experts-comptables et DAF externes de faire évoluer leurs manières de faire et leur modèle économique.
Avec les systèmes d’OCR et d’apprentissage automatique, la comptabilité est en train de s’automatiser progressivement.
Dans ce contexte, 2 stratégies peuvent être observées :
S’il est parfois compliqué de s’y retrouver parmi la multitude d'outils, cette situation est également une opportunité pour les experts-comptables et DAF externes de faire évoluer leurs manières de faire et leur modèle économique.
Avec les systèmes d’OCR et d’apprentissage automatique, la comptabilité est en train de s’automatiser progressivement.
Dans ce contexte, 2 stratégies peuvent être observées :
Multiplication des missions classiques de tenue comptable
Le risque de ce type de stratégie est de faire dépendre entièrement le cabinet de missions sans réelle pérennité et de ne pas être préparé à la transition vers des métiers de conseil.
Développement des missions de conseils
Cette stratégie fait sortir l’expert-comptable de sa zone de confort puisqu’elle lui demande de développer de nouvelles missions de pilotage de l’activité dont il n’a pas toujours l’habitude.
Cela va donc nécessiter une conduite du changement pour l’expert-comptable mais également en interne avec un transfert de compétences à opérer au niveau des collaborateurs.
Mais cette stratégie permettra néanmoins d’être préparé à l’évolution des pratiques et de mieux répondre aux besoins des clients.
Cela va donc nécessiter une conduite du changement pour l’expert-comptable mais également en interne avec un transfert de compétences à opérer au niveau des collaborateurs.
Mais cette stratégie permettra néanmoins d’être préparé à l’évolution des pratiques et de mieux répondre aux besoins des clients.
Cette transition semble nécessaire pour 3 raisons principales :
- Productivité interne : gagner du temps et mieux allouer les ressources
- Valeur apportée au client : en proposant un accompagnement sur-mesure
- Attractivité vis-à-vis des collaborateurs ou des candidats : en utilisant des outils innovants
Beaucoup de data à exploiter : comptable ou extra-comptable
Ce contexte représente donc une magnifique opportunité, d’autant plus que l’expert-comptable dispose d’une très grande quantité de données qu’il peut exploiter et valoriser :
Les données internes au cabinet
Les premières data qui peuvent être utilisées par l’expert-comptable pour ses analyses sont bien sûr les données issues de la saisie comptable soit :
- Données relatives aux factures
- Données de paie
- Ecritures comptables
La BI va permettre d’utiliser et de valoriser ces données dans un autre cadre que pour le simple établissement des comptes.
Les données extra-comptables
En parallèle de ces données internes, d’autres données peuvent également être récupérées auprès du dirigeant, telles que :
- L’évolution des ETP
- Les volumes vendus
- Le nombre de repas servis
- etc.
Ces données de gestion permettront d’apporter dans un tableau de bord ou dans un reporting des éléments qui sont directement liés à l’activité et qui peuvent permettre de faire le lien avec les données purement financières.
Les croisements de données extra-comptables et comptables
Enfin, ces deux types de données peuvent être croisées pour réaliser des calculs et ainsi mettre en avant un nouveau type de données combinées qui viendra se nourrir des 2 autres catégories.
Parmi les ratios qui mêlent données internes et externes, nous pouvons notamment citer les suivants :
Parmi les ratios qui mêlent données internes et externes, nous pouvons notamment citer les suivants :
- Panier moyen : Chiffre d’affaires / Volumes
- Coût par ETP : Frais de personnel / ETP
- Chiffres d’affaires par ETP : Chiffres d’affaires / ETP
Le volume de data à disposition de l’expert-comptable est donc extrêmement riche. La BI va lui permettre de l’exploiter efficacement et à bon escient.
3) Quels avantages les experts-comptables peuvent-ils attendre de la BI ?
Parmi les nombreux avantages que la BI peut apporter à l’expert-comptable, voici les principaux :
Gain de temps grâce à l’automatisation : meilleure allocation des ressources
En automatisant la collecte, la structuration et la réalisation des analyses, la BI doit permettre de faire gagner un temps précieux dans la préparation de la donnée et son exploitation. Elle va permettre de traiter de gros volumes de données brutes et d’en extraire un savoir en très peu de temps.
En comparaison d’analyses identiques réalisées sous Excel, le gain de temps réalisé peut être de plusieurs jours ou semaines, sans compter les gains relatifs à la fiabilité des analyses et au risque réduit d'erreurs.
En comparaison d’analyses identiques réalisées sous Excel, le gain de temps réalisé peut être de plusieurs jours ou semaines, sans compter les gains relatifs à la fiabilité des analyses et au risque réduit d'erreurs.
Meilleure compréhension des dossiers et des enjeux : valeur apportée au client supérieure
Qui dit gain de temps, dit meilleure allocation des ressources. Et si vous passiez plus de temps à analyser les chiffres plutôt qu’à les construire ?
Tout l’intérêt de la BI est de vous faire passer le moins de temps possible sur les tâches de production à faible valeur ajoutée et d’en passer davantage sur des tâches d'analyse et d’accompagnement auprès de vos clients. Le fait d’avoir une meilleure maîtrise des dossiers et de pouvoir proposer pilotage éclairé de l’activité doit permettre in fine d'améliorer la satisfaction client.
Beaucoup d'avantages liés à l'automatisation qui permettront à votre cabinet de passer un vrai cap dans sa productivité.
Tout l’intérêt de la BI est de vous faire passer le moins de temps possible sur les tâches de production à faible valeur ajoutée et d’en passer davantage sur des tâches d'analyse et d’accompagnement auprès de vos clients. Le fait d’avoir une meilleure maîtrise des dossiers et de pouvoir proposer pilotage éclairé de l’activité doit permettre in fine d'améliorer la satisfaction client.
Beaucoup d'avantages liés à l'automatisation qui permettront à votre cabinet de passer un vrai cap dans sa productivité.
Développement des missions d’accompagnement au pilotage de l’activité
Comme nous l’avons évoqué à maintes reprises dans cet article, le challenge des experts-comptables dans les prochaines années va être de s’adapter à une nouvelle nature de missions. La prise en main rapide d’outils BI va donc leur permettre de procéder à cette transition plus sereinement et de répondre correctement aux attentes des clients des cabinets d'expertise comptable.
Par ailleurs, ces nouveaux outils sont souvent évolutifs et cela peut être un bon moyen pour l’utilisateur de faire part de ses besoins et de co-construire la plateforme avec l’éditeur.
Chez Finthesis, cet échange permanent avec nos utilisateurs est au cœur de notre philosophie.
Par ailleurs, ces nouveaux outils sont souvent évolutifs et cela peut être un bon moyen pour l’utilisateur de faire part de ses besoins et de co-construire la plateforme avec l’éditeur.
Chez Finthesis, cet échange permanent avec nos utilisateurs est au cœur de notre philosophie.
Attractivité vis-à-vis des collaborateurs
Une des composantes les moins connues est l’attractivité auprès des collaborateurs.
Le fait de travailler sur des outils innovants où les collaborateurs ont le sentiment de passer plus de temps sur des tâches d’analyse plutôt que de passer des heures sur des tâches de production à faible valeur ajoutée ou de saisie peut être extrêmement gratifiant.
Les collaborateurs sont d’ailleurs de plus en plus informés sur les différents types d’outils existant et les mettre en avant peut être un argument fort pour recruter des candidats (ou tout simplement pour garder les collaborateurs chez vous…)
Il y a donc de vrais enjeux pour les cabinets à intégrer des outils de Business Intelligence.
Le fait de travailler sur des outils innovants où les collaborateurs ont le sentiment de passer plus de temps sur des tâches d’analyse plutôt que de passer des heures sur des tâches de production à faible valeur ajoutée ou de saisie peut être extrêmement gratifiant.
Les collaborateurs sont d’ailleurs de plus en plus informés sur les différents types d’outils existant et les mettre en avant peut être un argument fort pour recruter des candidats (ou tout simplement pour garder les collaborateurs chez vous…)
Il y a donc de vrais enjeux pour les cabinets à intégrer des outils de Business Intelligence.
4) Quels sont les cas d’application de la BI en expertise comptable ?
De manière concrète, nous pouvons présenter quelques cas d’usage de la BI appliqués spécifiquement au domaine de l’expertise comptable. Pour cela il faut également bien comprendre la différence entre un outil de BI et un tableau de bord.
Restitution dynamique des états financiers
Les états financiers permettent de prendre le pouls d’une entreprise. Mais il n’est pas toujours facile de les obtenir sous un format dynamique et modulable pour produire des analyses sur cette base.
Lorsque ces travaux doivent être réalisés malgré tout, cela se fait encore beaucoup sur Excel et la formalisation des analyses peut parfois prendre plusieurs heures.
Grâce à la BI et avec un lien direct avec votre outil de production comptable (par API), vous pouvez par exemple reconstituer automatiquement vos états financiers dynamiques, les suivre quotidiennement, et travailler dessus quand vous le souhaitez.
Lorsque ces travaux doivent être réalisés malgré tout, cela se fait encore beaucoup sur Excel et la formalisation des analyses peut parfois prendre plusieurs heures.
Grâce à la BI et avec un lien direct avec votre outil de production comptable (par API), vous pouvez par exemple reconstituer automatiquement vos états financiers dynamiques, les suivre quotidiennement, et travailler dessus quand vous le souhaitez.
Automatisation des reportings
Une des missions fréquemment réalisées par les experts-comptables en parallèle de la mission comptable principale est le reporting financier.
Grâce à la BI, vous avez également la possibilité d’automatiser la production de vos reportings financiers pour passer d’un temps de production de plusieurs heures voir plusieurs jours à des reportings qui s’actualisent en quelques secondes…
Grâce à la BI, vous avez également la possibilité d’automatiser la production de vos reportings financiers pour passer d’un temps de production de plusieurs heures voir plusieurs jours à des reportings qui s’actualisent en quelques secondes…
Prévisions d’exploitation et de trésorerie
La BI peut non seulement vous permettre de suivre des informations financières historiques de manière totalement automatisée mais elle peut aussi vous permettre de réaliser des travaux plus avancés. Elle peut par exemple vous aider à préparer des budgets, des atterrissages ou encore des prévisions de trésorerie. Comment ?
En appliquant des règles connues à l’information historique vous pouvez ainsi gagner beaucoup de temps (et de fiabilité) dans la construction de vos prévisions !
Le module de prévisions disponible sur Finthesis va par exemple :
En appliquant des règles connues à l’information historique vous pouvez ainsi gagner beaucoup de temps (et de fiabilité) dans la construction de vos prévisions !
Le module de prévisions disponible sur Finthesis va par exemple :
- Se servir de l’information historique que vous avez compilée automatiquement,
- Puis utiliser les savoirs acquis sur les autres analyses qui ont été réalisées (saisonnalité, délai de paiement, niveau de marge, etc.) pour vous aider à construire les prévisions.
Calcul et suivi des indicateurs de gestion
Enfin, un des avantages de la BI est de pouvoir croiser de l’information comptable et extra-comptable afin de déterminer et suivre des indicateurs de gestion et/ou des indicateurs financiers.
Vous pourrez ainsi déterminer un certain nombre de ratios qui pourront ensuite être alimentés automatiquement par la comptabilité.
Quelques exemples d’indicateurs financiers du résultat ou du bilan qui peuvent être automatisés :
Vous pourrez ainsi déterminer un certain nombre de ratios qui pourront ensuite être alimentés automatiquement par la comptabilité.
Quelques exemples d’indicateurs financiers du résultat ou du bilan qui peuvent être automatisés :
- EBE
- EBITDA
- Taux de marge
- Délai d’encaisement client (DSO)
- Délai de paiement fournisseurs (DPO)
- Délai de rotation des stocks (DIO)
La BI vous permet ainsi d’automatiser le suivi de vos indicateurs de gestion, de bilan et de trésorerie. Et les possibilités sont quasi-infinies !
5) Quelles étapes pour mettre en place la BI ?
5.1) Adopter une approche structurée pour définir son besoin
La mise en place d’un outil de Business Intelligence sera une étape structurante pour votre cabinet d’expertise comptable ou votre structure de DAF externe.
La portée stratégique de ce projet doit vous amener à prendre du recul sur la mise en œuvre opérationnelle en définissant votre besoin suivant ces 3 axes :
La portée stratégique de ce projet doit vous amener à prendre du recul sur la mise en œuvre opérationnelle en définissant votre besoin suivant ces 3 axes :
5.1.1 Définir ses besoins par rapport à ses clients
Le client est l’une des parties prenantes principales de votre cabinet. C’est l'interlocuteur à satisfaire lorsque vous mettez en place votre outil de Business Intelligence. En effet, ce dernier doit vous permettre :
- De développer le conseil que vous leur apportez
- De les fidéliser grâce à un pilotage optimisé de leur entreprise et par la qualité de vos recommandations
- De fluidifier vos échanges et notamment la communication des informations financières
Pour atteindre ces objectifs, il sera donc indispensable de vous poser les questions suivantes :
- Quels sont les indicateurs importants à analyser pour mes clients ? (Découvrez notre article sur la méthode à adopter pour construire un tableau de bord percutant)
- Sous quel format souhaitent-ils recevoir leur reporting financier ?
- Quelle est la valeur que leur apporterait ces analyses et combien sont-ils prêts à payer pour cela ?
Ces questions vous permettront de bien cadrer votre projet et d’être certain d’avoir un besoin aligné avec les exigences de vos clients.
5.1.2 Définir ses besoin par rapport aux ressources du cabinet
Une multitude d’outils de Business Intelligence existent, de même qu'un grand nombre de méthodes pour implémenter la BI dans votre cabinet peuvent être utilisées.
Mais tous ne sont pas compatibles avec les ressources financières et humainres de votre cabinet d’expertise comptable ou de DAF externalisée.
Comme tout projet d'investissement, il est donc important définir un budget maximal pour l'implémentation d'un outil de BI. Les éléments suivants peuvent notamment être pris en compte :
Mais tous ne sont pas compatibles avec les ressources financières et humainres de votre cabinet d’expertise comptable ou de DAF externalisée.
Comme tout projet d'investissement, il est donc important définir un budget maximal pour l'implémentation d'un outil de BI. Les éléments suivants peuvent notamment être pris en compte :
Le coût direct de l’outil (prix de la licence ou du développement)
Le temps de formation nécessaire à la maîtrise de l’outil
Les frais de stockage des données (si l’outil n’est pas en SaaS)
Les éventuels coûts de maintenance (qui ne seront pas à votre charge si vous passez par un éditeur)
5.1.3 Définir ses besoins par rapport à l’outil de production comptable du cabinet
L’outil de production comptable constitue la pierre angulaire de votre cabinet. Tous les outils qui viennent s’y ajouter doivent donc s’intégrer du mieux possible dans cet environnement pré-existant.
Dans l’idéal, il faudrait donc que votre outil de production comptable et votre outil de Business Intelligence aient une connexion directe entre eux : on parle d'API (sur ce sujet, veuillez vous référer à notre article concernant l'ère des API). En effet, le fait d’avoir une connexion native permettra :
Dans l’idéal, il faudrait donc que votre outil de production comptable et votre outil de Business Intelligence aient une connexion directe entre eux : on parle d'API (sur ce sujet, veuillez vous référer à notre article concernant l'ère des API). En effet, le fait d’avoir une connexion native permettra :
- De faire remonter automatiquement les données d'un outil à l'autre
- D’avoir de la Data qui s’actualise en temps réel sans intervention (ou des interventions très limitées) de votre part
- De gagner un temps précieux mais également d'assurer la fiabilité des analyses et de réduire le risque d'erreur en raison de la diminution des tâches manuelles
5.2) Mettre en place votre outil BI
L’outil sélectionné doit respecter le cadre que vous aurez défini conformément à ce qui a été expliqué précédemment.
Nous reviendrons plus en détail dans la prochaine partie sur les critères de choix de votre outil BI. Vous devrez cependant au préalable prendre en compte les différentes composantes que nous décrivons ci-après une bonne implémentation de la solution au sein de votre cabinet ou de votre structure.
Nous reviendrons plus en détail dans la prochaine partie sur les critères de choix de votre outil BI. Vous devrez cependant au préalable prendre en compte les différentes composantes que nous décrivons ci-après une bonne implémentation de la solution au sein de votre cabinet ou de votre structure.
5.3) Prendre en main l’outil et former les collaborateurs
Afin d’optimiser la prise en main de votre outil de BI, les solutions proposées sur le marché proposent généralement un grand nombre de ressources (tutoriels, blogs, FAQ, etc.) facilement consultables. Ces ressources vous permettent (à vous et à vos utilisateurs) d’être pleinement guidés durant le processus de prise en main de l'outil.
À ce sujet là, découvrez comment Mindset Finance a mis en place la BI au sein de son cabinet en utilisant Finthesis. 👇
À ce sujet là, découvrez comment Mindset Finance a mis en place la BI au sein de son cabinet en utilisant Finthesis. 👇
Afin d’optimiser la prise en main de votre outil de BI, bon nombre de solutions s’offrent à vous pour une expérience optimale :
Onboarding
L’Onboarding est une étape cruciale pour que votre cabinet puisse réellement prendre en main son nouveau logiciel et former ses collaborateurs.
Ce dernier peut s’effectuer en présentiel ou à distance. Le prix de cette formation sur l’outil de Business Intelligence peut être inclus dans le prix de votre licence ou bien être en supplément (ce prix peut être très variable suivant les éditeurs et le format de l'onboarding).
L’Onboarding est une étape cruciale pour que votre cabinet puisse réellement prendre en main son nouveau logiciel et former ses collaborateurs.
Ce dernier peut s’effectuer en présentiel ou à distance. Le prix de cette formation sur l’outil de Business Intelligence peut être inclus dans le prix de votre licence ou bien être en supplément (ce prix peut être très variable suivant les éditeurs et le format de l'onboarding).
FAQ
Les foires aux questions sont très appréciées par les utilisateurs des logiciels BI. Dans le cas d’un outil de Data Visualisation pour Experts-Comptables, cela permet d’avoir une vision globale des questions que se posent les confrères qui rencontrent les mêmes problématiques. Très intéressant pour optimiser sa prise en main !
Les foires aux questions sont très appréciées par les utilisateurs des logiciels BI. Dans le cas d’un outil de Data Visualisation pour Experts-Comptables, cela permet d’avoir une vision globale des questions que se posent les confrères qui rencontrent les mêmes problématiques. Très intéressant pour optimiser sa prise en main !
Communauté d’utilisateurs
Complémentaire à la FAQ, la communauté permet d’avoir des échanges directs avec d'autres utilisateurs de l’outil.
On retrouve souvent ces communautés sur 2 types de plateformes :
Complémentaire à la FAQ, la communauté permet d’avoir des échanges directs avec d'autres utilisateurs de l’outil.
On retrouve souvent ces communautés sur 2 types de plateformes :
- Site web dédié (forum)
- Messagerie directe : Slack / WhatsApp / Teams / etc.
Base de connaissances en ligne
La base de connaissance de votre éditeur de logiciel de Business Intelligence et de Data Visualisation doit vous permettre d’avoir des tutoriels en ligne complets qui répondent à l’ensemble de vos questions et vous permettent de vous former en toute autonomie à l'outil.
La base de connaissance de votre éditeur de logiciel de Business Intelligence et de Data Visualisation doit vous permettre d’avoir des tutoriels en ligne complets qui répondent à l’ensemble de vos questions et vous permettent de vous former en toute autonomie à l'outil.
Chatbot
Le chatbot permet d’avoir un support toujours disponible pour répondre aux questions, faire remonter les éventuels bugs rencontrés, ou simplement répondre à toutes les questions que vous vous posez sur la solution que vous utilisez.
Le chatbot permet d’avoir un support toujours disponible pour répondre aux questions, faire remonter les éventuels bugs rencontrés, ou simplement répondre à toutes les questions que vous vous posez sur la solution que vous utilisez.
5.4) Définir des formats de restitution standardisés
La restitution est la dernière brique du processus de Business Intelligence et elle est très importante.
Le choix du format de restitution sera donc important et ce choix doit être guidé par les préférences de vos clients :
Le choix du format de restitution sera donc important et ce choix doit être guidé par les préférences de vos clients :
- Est-ce que le client préfère une mise à disposition permanante de ses chiffres ou bien une présentation périodique de ses indicateurs financiers ?
- Le client est-il à l’aise avec les outils modernes et les plateformes Saas ? Serait-il préférable de lui mettre à disposition des supports plus traditionnels (type Powerpoint ou PDF) ?
Suivant la réponse apportée, vous pourrez identifier les formats de restitution vers lesquels vous tourner.
Parmi les différents formats de restitution disponibles sur vos outils de Business Intelligence, les suivants sont les plus rencontrés :
Parmi les différents formats de restitution disponibles sur vos outils de Business Intelligence, les suivants sont les plus rencontrés :
- Partage des éléments via un lien
- Interface web mise à disposition du lecteur
- Export d'un document (Powerpoint, Word, PDF ou autre)
- Export d'un tableaur (Excel ou autre)
5.5) Déployer la solution auprès des clients
Étape stratégique de votre projet de BI, le déploiement de la solution auprès de vos clients va mobiliser un certains nombre de compétences parmi lesquelles :
- Commerciales (vendre la prestation)
- Gestion de projet (poser les jalons de mise en place)
- Informatiques (procéder à l'installation ou à la connexion de vos différents outils)
- Managériales (mobiliser les équipes pour la mise en œuvre du projet)
Il va donc falloir définir un processus de mise en œuvre très structuré, car c’est ce travail préalable qui maximisera votre retour sur investissement !
5.5.1 Définir les segments de clients à qui vous souhaitez proposer l’outil
Votre cabinet a probablement un portefeuille de clients relativement varié (sauf pour les cabinets qui ont fait le choix de la spécialisation).
Tous vos clients ne sont peut être pas sensibles à la mise en place de tableaux bord de pilotage.
La segmentation de votre portefeuille vous permettra de dresser la liste des clients de votre portefeuille susceptibles d’être intéressés par ce service de reporting financier. Cela vous donnera une estimation du chiffre d'affaires qui peut être potentiellement généré grâce à la proposition de ce nouveau type de prestations de conseil.
Tous vos clients ne sont peut être pas sensibles à la mise en place de tableaux bord de pilotage.
La segmentation de votre portefeuille vous permettra de dresser la liste des clients de votre portefeuille susceptibles d’être intéressés par ce service de reporting financier. Cela vous donnera une estimation du chiffre d'affaires qui peut être potentiellement généré grâce à la proposition de ce nouveau type de prestations de conseil.
5.5.2 Définir la manière dont vous allez proposer l’outil
Une fois la cible définie, il est temps de proposer à vos clients ce service. Pour cela, nous vous conseillons 3 canaux par lesquels vous pourriez communiquer efficacement sur vos missions d'accompagnement au pilotage de l'activité via l'utilisation d'un outil BI :
Le rendez-vous bilan
Canal physique par lequel vous pouvez être force de proposition auprès de vos clients pour leur proposer un outil de pilotage afin d’avoir la main au quotidien sur leurs indicateurs de performance. Ce moment est particulièrement judicieux à choisir car vous aurez face à vous un interlocuteur à l’écoute et aurez une posture de prescripteur.
Canal physique par lequel vous pouvez être force de proposition auprès de vos clients pour leur proposer un outil de pilotage afin d’avoir la main au quotidien sur leurs indicateurs de performance. Ce moment est particulièrement judicieux à choisir car vous aurez face à vous un interlocuteur à l’écoute et aurez une posture de prescripteur.
Échanges téléphoniques ponctuels entre les collaborateurs et les clients
Cela nécessite effectivement une culture business au sein du cabinet, ce qui demande un changement. Mais vos équipes ont souvent la meilleure connaissance des dossiers car ce sont eux qui les gèrent au quotidien. Ils sont donc les mieux placés pour découvrir les besoins des clients (car ils connaissent leurs problématiques) et pour leur proposer des solutions (grâce à des échanges réguliers avec eux).
Cela nécessite effectivement une culture business au sein du cabinet, ce qui demande un changement. Mais vos équipes ont souvent la meilleure connaissance des dossiers car ce sont eux qui les gèrent au quotidien. Ils sont donc les mieux placés pour découvrir les besoins des clients (car ils connaissent leurs problématiques) et pour leur proposer des solutions (grâce à des échanges réguliers avec eux).
Via vos différents supports digitaux
Le site internet du cabinet, les réseaux sociaux, etc. sont des manières de communiquer qui font aujourd’hui partie des enjeux de la profession. Communiquer sur les outils que vous utilisez vous permet de rassurer vos clients sur votre capacité à les accompagner, de renforcer votre attractivité (auprès des clients mais aussi auprès des collaborateurs ou des candidats), et in fine vendre plus facilement vos prestations.
Le site internet du cabinet, les réseaux sociaux, etc. sont des manières de communiquer qui font aujourd’hui partie des enjeux de la profession. Communiquer sur les outils que vous utilisez vous permet de rassurer vos clients sur votre capacité à les accompagner, de renforcer votre attractivité (auprès des clients mais aussi auprès des collaborateurs ou des candidats), et in fine vendre plus facilement vos prestations.
Voici à titre d'exemple une communication du cabinet Mavrick sur LinkedIn :
Une fois l’outil vendu, faire le paramétrage de chacun des projets
Vous avez réussi à vendre votre prestation de reporting et de tableau de bord à vos clients, félicitations !
Il vous reste maintenant à réaliser le paramétrage technique de votre outil de Business Intelligence.
Pour cela, vous allez devoir suivre les principales strates de tout outil BI :
Il vous reste maintenant à réaliser le paramétrage technique de votre outil de Business Intelligence.
Pour cela, vous allez devoir suivre les principales strates de tout outil BI :
- Collecte des données
- Structuration de la donnée
- Analyse des données
- Restitution au client
Suivant l’outil de Business Intelligence que vous allez utiliser, la collecte des données peut être extrêmement simple (par API ou collecte d’un FEC de manière très intuitive). La structuration des données est automatique.
Vous conservez bien évidemment la possibilité de créer des analyses personnalisées si les analyses standard de votre outil ne correspondent pas à votre besoin pour votre reporting financier. Vous pourrez donc allouer tout votre temps à l'analyse des données ainsi qu'à leur restitution !
Vous conservez bien évidemment la possibilité de créer des analyses personnalisées si les analyses standard de votre outil ne correspondent pas à votre besoin pour votre reporting financier. Vous pourrez donc allouer tout votre temps à l'analyse des données ainsi qu'à leur restitution !
Donner des accès contrôlés aux clients
Une fois les rapport créés et personnalisés, il est temps de donner accès aux clients. Mais vous le savez mieux que personne, ces derniers n’ont pas besoin de :
- Voir l’ensemble des informations financières (trop d’informations tue l'information)
- De modifier les analyses réalisées (risque d’erreur trop important)
Votre outil de BI doit vous permettre de donner des accès suivant un niveau d’autorisation bien établi (Administrateur, lecture, écriture…) pour proposer la meilleure expérience à vos clients.
Vous l’aurez compris, intégrer la Business Intelligence à la stratégie de votre cabinet d’expertise comptable sera profitable à condition de respecter certaines étapes importantes.
Découvrez notre guide complet qui va vous donner toutes les bonnes pratiques pour réussir ce projet ambitieux. 👇
Vous l’aurez compris, intégrer la Business Intelligence à la stratégie de votre cabinet d’expertise comptable sera profitable à condition de respecter certaines étapes importantes.
Découvrez notre guide complet qui va vous donner toutes les bonnes pratiques pour réussir ce projet ambitieux. 👇
6) Comment choisir les bons outils BI ?
Si votre cahier des charges est bien défini, le choix de votre outil de Business Intelligence sera logique. Découvrez nos critères pour être sûr de ne pas vous tromper.
Les critères de sélection
Prix
L’investissement que vous allez faire doit être rentable pour votre cabinet. Le niveau de prix de votre outil doit être supportable pour votre cabinet et surtout aligné avec ce que sont prêts à investir vos clients.
Cela veut dire que tous les éditeurs ne sont pas compatibles avec votre cahier des charges en termes de prix.
Cela veut dire que tous les éditeurs ne sont pas compatibles avec votre cahier des charges en termes de prix.
Généraliste ou spécialisé
La BI s’applique à beaucoup de pôles dans une entreprise :
- Commercial
- RH
- Logistique
- Finance
- etc.
Un outil généraliste vous permettra probablement de créer des analyses sur les différents services présentés mais le fait que la plateforme soit généraliste vous fera aussi surement perdre :
- Du temps : moins d’automatisation du fait de la variété des sources de données : les requêtes devront être crées par vous.
- De la qualité dans les analyses produites : un outil généraliste vous demandera de créer les analyses souhaitées alors qu'un outil spécialisé vous restituera les analyses standards d'un domaine (par exemple en finance) automatiquement.
Un outil spécialisé est donc particulièrement adapté si vos analyses portent sur un domaine en particulier. Enfinance, un outil spécialisé doit notamment vous permettre d'obtenir rapidement des éléments standards tels que des ratios financiers, une vue synthétique du compte de résultat, etc.
Pour résumer, la principale différence entre un outil de Business Intelligence spécialisé pour les experts-comptables et un outil généraliste est que le premier est conçu pour répondre aux besoins spécifiques de la profession, tandis que le second est plus polyvalent et peut être utilisé dans plusieurs domaines d'activité.
Pour résumer, la principale différence entre un outil de Business Intelligence spécialisé pour les experts-comptables et un outil généraliste est que le premier est conçu pour répondre aux besoins spécifiques de la profession, tandis que le second est plus polyvalent et peut être utilisé dans plusieurs domaines d'activité.
Facilité de prise en main
La facilité de prise en main et le temps potentiel de formation sont à prendre en compte pour les raisons suivantes :
- Si l’outil est compliqué à prendre en main cela peut être extrêmement consomateur en termes de temps et de ressources humaines
- Si cette prise en main nécessite l’intervention d’un formateur, ce coût devra également être intégré au budget
- En cas d’outil complexe, votre équipe pourrait être réticente à ce changement au risque que la solution ne soit jamais adoptée
Il faut donc que votre outil de Business Intelligence et de Data Visualisation ne soit pas trop complexe à utiliser pour que vous puissiez diffuser facilement le savoir au sein de votre cabinet, maîtriser les coûts et avoir une gestion de projet fluide.
Évaluation des fonctionnalités et de la compatibilité avec les systèmes existants
Choisir le bon outil c’est savoir évaluer rapidement les fonctionnalités qu'il propose pour savoir si celles-ci sont en adéquation avec le besoin initial. C’est également s’assurer qu’il s’intègre bien dans vos systèmes existants.
Pour cela, nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes :
Pour cela, nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes :
Dresser une liste exhaustive des fonctionnalités qui vous intéressent
En faisant la liste des fonctionnalités qui sont essentielles à vos yeux et en la rapprochant des fonctionnalités proposées par l’outil BI que vous examinez, vous maximisez vos chances de choisir le bon outil.
Et cela n’est pas toujours aisé car il peut être tentant de succomber à des fonctionnalités séduisantes en oubliant de vérifier que l’ensemble des besoins est bien couvert par l’outil.
Et cela n’est pas toujours aisé car il peut être tentant de succomber à des fonctionnalités séduisantes en oubliant de vérifier que l’ensemble des besoins est bien couvert par l’outil.
Éviter les doublons
Si vous possédez déjà des outils en interne, et que vous utilisez certains modules similaires à l’outil BI que vous êtes en train d’étudier, il peut être pertinent de se demander si ces doublons ne peuvent pas être éliminés en utilisant un seul outil pour ce type de tâches.
En effet, utiliser 2 types d’outils pour une tâche identique peut être sources d’efforts supplémentaires inutiles notamment en termes de formation et de suivi des projets.
En effet, utiliser 2 types d’outils pour une tâche identique peut être sources d’efforts supplémentaires inutiles notamment en termes de formation et de suivi des projets.
Attention aux incompatibilités
Enfin, faites attention aux potentielles incompatibilités qui peuvent exister entre l’outil BI que vous examinez et votre système en place.
Quelques exemples d’incompatibilités :
Quelques exemples d’incompatibilités :
- Vous êtes sur mac mais votre outil BI ne fonctionne que sur Windows
- Vous voulez stocker vos données sur le cloud mais votre outil BI ne fonctionne qu’avec un stockage on premise (en local)
- Votre outil BI propose une connexion API avec votre éditeur mais votre éditeur ne vous permet pas de vous y connecter
Il peut donc être pertinent d’étudier les éventuelles incompatibilités avant de prendre sa décision.
Sélection des outils en fonction des besoins spécifiques du cabinet
Votre cabinet a une organisation et une gestion interne qui lui sont propres. Les différents outils que vous allez y ajouter doivent s’intégrer facilement dans votre quotidien. Voyons ensembles quelques points d’attention :
- Le télétravail : Partie intégrante du quotidien des collaborateurs d’un cabinet d’expertise comptable, le télétravail doit être pris en compte dans le choix des outils afin de garantir une connexion aux différentes plateformes peu importe le lieu et sans friction.
- La manière dont les analyses sont construites : Quel est le processus de votre cabinet ? Comment sont mises à disposition les analyses ? Avez-vous des besoins particuliers de collaboration ? La réponse à ces questions vous permettra de bien choisir votre outil de Data Visualisation.
En bref, il va falloir intégrer toutes les spécificités du fonctionnement de votre cabinet comptable dans la réflexion afin d’être sûr de faire le bon choix.
Budgétisation et calcul du retour sur investissement
Budgétisation
L’intégration de votre future plateforme de Business Intelligence va engendrer des coûts pour votre cabinet d’expertise comptable (autres que ceux de votre licence).
Il va donc falloir être attentif à ces différents paramètres pour garder une bonne maîtrise de vos investissements :
Il va donc falloir être attentif à ces différents paramètres pour garder une bonne maîtrise de vos investissements :
| Option | Solution 1 | Solution 2 |
| Stockage | Cloud | On-premise |
| Formation | Courte | Longue |
| Connectivité | API native | Intégration sur-mesure |
| Maintenance | Editeur | Interne |
Le fait de négliger ces éléments peut entraîner les risques suivants :
- Vos investissements peuvent fortement augmenter suivant la solution choisie (si vous optez pour la solution On-premise, il va falloir investir sur des serveurs et intégrer ainsi les coûts de maintenance et de stockage)
- La durée du projet pourrait également être largement impactée (si la formation est longue le temps de prise main par l’ensemble de vos équipes pourrait se compter en mois)
- Le temps gagné, qui fait partie des bénéfices des outils de Business Intelligence peut également être impacté suivant la solution choisie (si l'API n'est pas native, la collecte des données par l’outil peut être manuelle et prendre plus de temps que prévu)
Vous l’aurez compris, le choix de votre outil ne doit pas être fait au hasard car de mauvaises surprises peuvent vite arriver.
Calcul du retour sur investissement
Voici quelques bénéfices d’un outil de Business Intelligence pour experts-comptables et les DAF externes :
Temps gagné
Sans automatisation, la production de vos reportings, visuels et rapports financiers peut prendre plusieurs heures voire plusieurs jours. Un outil adapté et bien configuré peut vous permettre de produire ces analyses en quelques secondes seulement.
Sans automatisation, la production de vos reportings, visuels et rapports financiers peut prendre plusieurs heures voire plusieurs jours. Un outil adapté et bien configuré peut vous permettre de produire ces analyses en quelques secondes seulement.
Vente de prestations
La vente de tableaux de bord fait partie des services de plus en plus proposés en cabinet. Les clients apprécient avoir leurs analyses produites par leur expert-comptable sur des outils modernes. Le fait d’adopter une plateforme de Business Intelligence dans l’ère du temps vous permettra de proposer davantage ce service.
La vente de tableaux de bord fait partie des services de plus en plus proposés en cabinet. Les clients apprécient avoir leurs analyses produites par leur expert-comptable sur des outils modernes. Le fait d’adopter une plateforme de Business Intelligence dans l’ère du temps vous permettra de proposer davantage ce service.
Conseil et valeur apportée au client
En proposant des analyses pertinentes à vos clients, vous leur apporterez un conseil à forte valeur ajoutée qui permettra d’améliorer leur prise de décision. Ce travail là, à terme, augmentera durablement votre satisfaction client et donc votre rétention.
En proposant des analyses pertinentes à vos clients, vous leur apporterez un conseil à forte valeur ajoutée qui permettra d’améliorer leur prise de décision. Ce travail là, à terme, augmentera durablement votre satisfaction client et donc votre rétention.
Attractivité candidats, collaborateurs et clients
Les cabinets d’expertise comptable ont du mal à recruter, c’est un fait. Les attentes des collaborateurs évoluent et les conditions de travail sont au cœur de leurs préoccupations. Les outils utilisés au quotidien font partie intégrante de leur réflexion concernant leurs conditions de travail. Il est donc nécessaire que votre cabinet propose des outils modernes, agréables à utiliser et novateurs pour améliorer sa marque employeur.
Les cabinets d’expertise comptable ont du mal à recruter, c’est un fait. Les attentes des collaborateurs évoluent et les conditions de travail sont au cœur de leurs préoccupations. Les outils utilisés au quotidien font partie intégrante de leur réflexion concernant leurs conditions de travail. Il est donc nécessaire que votre cabinet propose des outils modernes, agréables à utiliser et novateurs pour améliorer sa marque employeur.
Vous l’aurez compris, si votre projet d’implémentation de BI se déroule bien, votre cabinet aura les clés en main por créer de la valeur sur le long terme qui profitera :
- Au cabinet grâce au développement des missions de conseil et à une amélioration significative de l'efficacité des équipes
- À ses clients, grâce à une meilleure valeur apportée
- À ses collaborateurs grâce à des conditions de travail améliorées
7) Pourquoi Finthesis est une solution BI adaptée pour les experts-comptables ?
Finthesis est une plateforme de reporting et de datavisualisation, simple d’utilisation, qui doit vous permettre de suivre votre information financière mois par mois et d’automatiser le processus de construction de vos tableaux et graphs.
Solution standard pour les besoins des professionnels du chiffre
Contrairement à d’autres solutions BI plus généralistes, Finthesis est un logiciel BI, de reporting et de datavisualisation spécialisé dans le domaine de la finance d’entreprise. Cela veut dire que plusieurs tâches classiques de la finance d’entreprise vont être intégrées directement dans l’outil telles que :
- Reconstitution automatique des états financiers sous un format dynamique
- Construction automatique des analyses financières correspondantes (bridges, courbes d’évolution, comparatifs, etc.)
- Reporting automatisé
- Modules dédiés à la réalisation des tâches financières : prévisions de trésorerie, budget, comparatif sectoriel, etc.
- Module dédié à la création de Business Plan
Le gain de temps sur ces tâches de production qui sont souvent chronophages peut être extrêmement conséquent !
Personnalisable
L’aspect modulable est un élément clé de la solution. Grâce à des fonctionnalités simples et intuitives, vous allez pouvoir modifier vos reportings et ajouter des graphs en quelques clics.
Parmi les fonctionnalités de personnalisation les plus utilisées sur Finthesis en voici quelques unes :
Parmi les fonctionnalités de personnalisation les plus utilisées sur Finthesis en voici quelques unes :
- Reclassification de vos comptes comptables dans différentes catégories (par exemple pour réaliser des soldes intermédiaires de gestion ou pour des besoins de reportings spécifiques)
- Ajout de graphs et de visuels sur-mesures : choisissez le format du graph que vous souhaitez créer parmi notre bibliothèque de datavisualisation puis ajoutez la donnée que vous souhaitez montrer
- Configuration de vos reportings : en créant vos propres colonnes sur des périodes spécifiques, en passant des ajustements sur les chiffres ou en ajoutant des colonnes de variations
Solution tout-en-un
Parmi les modules traités sur Finthesis, vous pourrez retrouver :
- États de synthèses dynamiques
- Datavisualisation
- Élaboration de budget et d’atterrissage
- Traitement de la comptabilité analytique
- Comparatif sectoriel
- Édition de rapports intelligents
- Prévisions de trésorerie
Tout ça au sein d’un seul outil, ce qui vous permettra de gagner du temps et de gagner en fiabilité sans avoir à multiplier vos fichiers de travail !
Solution connectée par API
Comment récupérer les données sur Finthesis ? Cela peut se faire via un FEC ou un grand livre. Mais pour plus de fluidité, vous pouvez vous connecter directement par API à votre outil de production comptable.
Parmi les API actuelles, nous disposons des connexions avec les éditeurs suivants :
Parmi les API actuelles, nous disposons des connexions avec les éditeurs suivants :
- Pennylane
- MyUnisoft
- Inqom
- ACD
- Cegid Quadra
- Sage Génération Expert
- Tiime
- Teogest
Sans formation requise
Notre leitmotiv est de créer un logiciel de BI pour les experts-comptables et DAF externes qui soit extrêmement simple à prendre en main. Pour cela, nous essayons de développer les fonctionnalités les plus simples et intuitives possibles.
Et si vous avez un doute sur une fonctionnalité, notre section tutoriels vous fournira des explications complémentaires sur les manipulations à réaliser pour chacune d'entre elles.
Enfin, nous sommes en échange constant avec nos utilisateurs experts-comptables ou DAF externes grâce à notre communauté Slack qui nous permet de partager notre roadmap et d’avoir rapidement des avis et des retour sur les nouveautés.
Et si vous avez un doute sur une fonctionnalité, notre section tutoriels vous fournira des explications complémentaires sur les manipulations à réaliser pour chacune d'entre elles.
Enfin, nous sommes en échange constant avec nos utilisateurs experts-comptables ou DAF externes grâce à notre communauté Slack qui nous permet de partager notre roadmap et d’avoir rapidement des avis et des retour sur les nouveautés.
8) Et les DAF externes dans tout ça ?
La fonction de directeur financier externalisé s’est développée sur ces dernières années et englobe généralement un accompagnement financier large intégrant l’aide au pilotage, la recherche de financement, et parfois la tenue de la comptabilité.
Nous vous proposons de découvrir le cas Mindset Finance, DAF externe qui a mis en place Finthesis pour piloter l'activité de ses clients 👇
Finthesis : la solution de BI pour DAF externes
Dans la mesure où les DAF externes proposent régulièrement des missions d’accompagnement au pilotage de l’activité, Finthesis peut être la plateforme parfaite pour automatiser leurs travaux de reporting.
Finthesis va ainsi permettre, lors de mission de DAF externalisée, d’automatiser le suivi et le pilotage des différents indicateurs financiers et la mise en place rapide de tableaux de bord pour les clients.
L’objectif reste le même : automatiser les tâches à faible valeur ajoutée et se focaliser sur l’analyse et le conseil.
De nombreux DAF nous font confiance pour les raisons suivantes :
Finthesis va ainsi permettre, lors de mission de DAF externalisée, d’automatiser le suivi et le pilotage des différents indicateurs financiers et la mise en place rapide de tableaux de bord pour les clients.
L’objectif reste le même : automatiser les tâches à faible valeur ajoutée et se focaliser sur l’analyse et le conseil.
De nombreux DAF nous font confiance pour les raisons suivantes :
- Gain de temps significatifs dans les travaux de production
- Réduction du risque d’erreur du fait du traitement automatique des données, possible grâce à nos différentes API
- Mise à disposition de tableaux de bord financier dynamiques et visuels à leurs clients
Opportunité pour les E-C de développer leurs missions de DAF externalisée
Dans le contexte d’évolution du modèle économique de la profession, beaucoup d’experts-comptables souhaitent développer leurs missions de DAF externalisée.
Finthesis constitue alors une réelle opportunité pour atteindre cet objectif en proposant des modules permettant de simplifier le travail de structuration de la donnée dans le cadre de missions bien spécifiques liées au pilotage financier :
Finthesis constitue alors une réelle opportunité pour atteindre cet objectif en proposant des modules permettant de simplifier le travail de structuration de la donnée dans le cadre de missions bien spécifiques liées au pilotage financier :
- Reconstitution automatique de l’intégralité des états financiers (compte de résultat, bilan et flux de trésorerie) sous un format dynamique
- Automatisation des reportings financiers
- Préparation des prévisions d’exploitation (budget, atterrissage) et de trésorerie
- Consolidation de plusieurs entités
- Comparatif sectoriel
- Traitement et suivi de la comptabilité analytique
Tout ça sur une seule plateforme !
Le plus simple c’est d’essayer !
Comme nous voulons que Finthesis réponde au mieux aux besoins des experts comptables en termes de reporting, de datavisualisation et d’analyses financières, nous avons mis en place un essai gratuit de 30 jours pour que vous puissiez tester les différentes fonctionnalités de la plateforme.
Au cours de cette période d’essai, vous pourrez importer autant de données que vous souhaitez (via des FEC, grands livres, ou par connexion API avec votre outil comptable), accéder à toutes les fonctionnalités, et inviter autant d’utilisateurs que vous voulez.
Pour lancer cette période d’essai gratuite de 30 jours et entrer dans l’ère de la BI, il vous suffit de créer un compte en cliquant sur l’image ci-dessous :
Au cours de cette période d’essai, vous pourrez importer autant de données que vous souhaitez (via des FEC, grands livres, ou par connexion API avec votre outil comptable), accéder à toutes les fonctionnalités, et inviter autant d’utilisateurs que vous voulez.
Pour lancer cette période d’essai gratuite de 30 jours et entrer dans l’ère de la BI, il vous suffit de créer un compte en cliquant sur l’image ci-dessous :
