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Comment intéresser les destinataires du reporting financier ?

Bâtir, actualiser, analyser et diffuser autant de tableaux de bord que de clients demande de l’organisation et de la rigueur, tant dans un cabinet d’expertise comptable que pour un DAF en temps partagé.

Toutefois, cela ne suffit pas ! Réel outil de communication et de pilotage de la performance, le reporting financier doit intéresser voire captiver ses lecteurs. Alors, comment concilier pertinence, rapidité et quantité ? Voici notre vision du processus, de la conception des tableaux et graphiques, à l’animation du reporting sans oublier les bons outils de Business Intelligence.
reporting financier

1 - Quels sont les acteurs du reporting financier ?

Pour satisfaire les destinataires du reporting de l’entreprise, intéressons-nous aux "clients" et "fournisseurs" du processus. Effectivement, le lecteur d’un tableau de bord de gestion est le client de celui qui l’élabore, le contrôle et le maintient. 

1.1 - Les experts-comptables et DAF : les "fournisseurs" du reporting financier

Les métiers de directeur financier externe et d’expert-comptable consistent à éclairer les dirigeants sur la performance de leur entreprise. Ils garantissent donc la production rapide et périodique de données financières fiables ainsi que leur analyse. Ce sont donc des fournisseurs de tableaux de bord comptables et opérationnels pour leurs clients. Cette démarche exige de bien connaître le besoin de chaque entreprise afin d’adapter le reporting financier aux préoccupations de ses dirigeants et à l’activité.

1.2 - Les services de l’entreprise qui alimentent le reporting financier

La seconde catégorie d’acteurs du reporting financier correspond à tous les services de l’entreprise qui communiquent de la data au DAF ou à l’expert-comptable. En dehors du logiciel de comptabilité, facturation, paie ou trésorerie, certains indicateurs opérationnels exigent des données quantitatives qui émanent de la production, de la logistique ou des RH par exemple. Intéressez-vous à eux. Expliquez-leur comment vous utilisez cette data afin qu’ils vous procurent l’information la plus pertinente. Communiquez-leur périodiquement quelques rapports ou tableaux en retour, ils apprécient.

1.3 - Les clients des tableaux de reporting

Même si le premier client de votre reporting financier reste le dirigeant de l’entreprise, ce n’est pas le seul. Il existe finalement autant de formes de tableaux de bord que de destinataires.

1.3.1 - Les lecteurs des reportings dans l’entreprise

Le reporting financier classique correspond à un tableau de bord périodique, souvent mensuel à destination des dirigeants. Selon la taille de la société et la complexité de son activité ou de son organisation, le DAF comme l’expert-comptable peut identifier des besoins de reporting sectoriels ou opérationnels.

Chaque manager de l’entreprise peut exprimer le souhait de récupérer quelques indicateurs financiers pour les ajouter à ses propres KPI métier. Par exemple, un service achats chargé de négocier les énergies dans la société suit le coût moyen comptable réel du kWh issu de la comptabilité pour confirmer ses propres données. Eh oui, le juge de paix reste la comptabilité !

Prenez le temps d’identifier les besoins de chacun. Validez ensuite le principe de diffusion de ces sous-reportings ainsi que leur périodicité auprès de la direction de l’entreprise.

1.3.2 - Les destinataires externes du reporting de gestion

Le reporting se destine également à certains interlocuteurs externes de l’entreprise. Qu’il s’agisse de convaincre des investisseurs dans le cadre d’une levée de fonds ou un banquier pour un projet d’investissement, c’est un outil au service de la stratégie
Cette communication certes plus institutionnelle et plus standardisée aide à crédibiliser le chef d’entreprise face à ses interlocuteurs. L’expert-comptable comme le DAF externe apportent ici toutes leurs compétences pour bâtir un reporting financier pertinent ainsi que pour l’analyser.
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2 - Concevoir le reporting financier de chaque entreprise en pensant aux utilisateurs

Une fois identifiés les besoins précis de chaque destinataire des documents, vient le temps de bâtir le reporting financier comme opérationnel avec soin, sur le fonds comme sur la forme.

2.1 - Expliquer et vendre le futur reporting financier aux dirigeants de l’entreprise

L’expert-comptable qui côtoie des artisans et commerçants le sait bien : le reporting financier demande de la pédagogie. Lorsque le cabinet met en place les tableaux de bord avec différents indicateurs clés, c’est important d’en expliquer l’intérêt pratique. Plus qu’une formation magistrale, des exemples concrets issus du quotidien de l’entreprise aident à faire passer les messages.

2.2 - Définir les objectifs de chaque document de reporting

Pour être réellement pertinent, le reporting doit viser un objectif précis ou quelques-uns. D’ailleurs, pour chaque indicateur clé présent dans le tableau de bord, l’expert-comptable comme le DAF à temps partagé doit se poser la question des métriques. Quels chiffres objectifs ou standards retenir ? 
Quelle est la valeur habituelle de ce KPI pour ce marché ou ce secteur d’activité ? La référence au budget s’avère souvent très intéressante tout comme la comparaison avec les années ou mois précédents.

2.3 - Un reporting avec des données financières… et opérationnelles

Dès lors que vous analysez des données de coûts ou de marges unitaires par exemple, l’exercice demande d’intégrer quelques informations d’activité non issues de la finance. Citons les volumes de ventes ou de production ainsi que les heures travaillées.

Un site industriel rapporte les différents soldes intermédiaires de gestion au volume produit comme l’euro/kilo. Il peut aussi mesurer les problèmes qualité par motif de retour client et les ramener en % des ventes par exemple. Cet enrichissement de la situation financière augmente l’intérêt des lecteurs face au reporting.
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2.4 - Associer la direction et les managers opérationnels à la définition des KPI

Le collaborateur du cabinet ne décide pas seul des indicateurs clés à faire figurer dans le reporting comptable ou de gestion. Vous pouvez commencer cette réflexion en répartissant vos clients par secteur d’activité. Ils rencontrent souvent les mêmes problématiques. Mais ne faites pas l’impasse sur un échange approfondi avec chacun. Une bonne connaissance de l’entreprise reste en effet préférable.

2.5 - Des indicateurs pertinents, mais pas en surnombre

Le risque du reporting et des outils comme la Business Intelligence, c’est parfois l’infobésité. Trop d’information tue l’information
Le dirigeant d’une TPE lit son tableau de bord périodique s’il tient en une page A4 voire deux. À vouloir tout caser sur le même document, vous perdez le lecteur. Des couleurs, jauges, graphiques, etc. mettent en valeur les données essentielles. Au besoin, découpez le reporting par domaine dans l’entreprise (finance, commerce, achats, production et RH).

2.6 - Le reporting, un outil évolutif à revisiter périodiquement

Le tableau de bord perd son charme pour les dirigeants et managers s’il ne reflète plus l’organisation de l’entreprise, ses métiers et ses produits. Pour rester convaincant, le reporting financier fait l’objet d’une remise à plat périodique. 
Voici un exemple. 

Le mix clients de l’entreprise a évolué avec une proportion de ventes plus forte à l’international. Dans ce cas, l’analyse du BFR doit prendre en compte un besoin en fonds de roulement normatif corrigé, car les délais de paiement moyens ont changé.
reporting

3 - Animer le reporting financier au-delà des chiffres

Pour intéresser les lecteurs, le travail ne s’arrête pas au calcul des indicateurs et à l’automatisation du reporting d’entreprise. La pédagogie et la communication continuent d’accompagner le processus à chaque diffusion.

3.1 - Bien déterminer la périodicité pour la publication du reporting de gestion

La périodicité mensuelle semble un objectif à atteindre à condition que les données soient à jour et disponibles. Avec la digitalisation de la comptabilité, les cabinets connaissent enfin une fluidification certaine des processus. Le chef d’entreprise transmet par exemple tout justificatif au cabinet grâce à son smartphone, cela sans attendre. Ainsi, la diffusion d’un reporting financier devient possible mensuellement pour beaucoup de sociétés. 

L’expert-comptable peut identifier quelques indicateurs à mettre à disposition de son client chaque semaine. Situation de trésorerie, encours clients, retards de paiement, flash des ventes ou commandes, voilà des données généralement très utiles.

3.2 - Aider à l’analyse par les destinataires grâce à une démarche pédagogique

Surtout les premiers mois de la diffusion du reporting, pensez à faire un point systématique avec vos clients. Assurez-vous de leur bonne compréhension des données et indicateurs. Expliquez, reformulez et réexpliquez en fonction des réactions des lecteurs.

3.3 - Programmer des business review avec les dirigeants de l’entreprise

Plusieurs fois dans l’année et en fonction de votre lettre de mission, organisez une rencontre formelle sur site. C’est l’opportunité d’analyser avec vos clients les résultats financiers, la performance économique et l’atteinte des objectifs, notamment au regard du budget. Cet échange aboutit souvent à mettre en évidence des problèmes opérationnels concrets à résoudre ainsi qu’à identifier des axes d’amélioration.

3.4 - Storyteller le reporting et la performance pour intéresser les lecteurs

Le tableau de bord s’accompagne idéalement de quelques commentaires synthétiques du DAF ou de l’expert-comptable. Pour faire mouche, avant de rédiger cette analyse, rien de mieux que de prendre le pouls du terrain. Un échange téléphonique avec l’entreprise, si possible avec les opérationnels, commerce ou production, apporte des éclairages immédiats sur le film du mois écoulé. Que s’est-il passé dans la société ? Pourquoi les ratios évoluent-ils brutalement ? Avec ces données, vous ajoutez une touche de storytelling à votre communication financière. Vous parlez aux destinataires des tableaux de bord.
restitution data

4 - Utiliser les bons outils pour optimiser ses tableaux de bord financiers

La mise en place d’un reporting financier périodique ainsi que son actualisation exige des outils adaptés pour extraire les données, les analyser, les stocker et les restituer. Certaines solutions correspondent plus que d’autres au besoin de pluri-reporting d’un expert-comptable ou d’un DAF à temps partagé.

4.1 - Pourquoi un reporting financier Excel est-il une mauvaise idée ?

Aujourd’hui, il existe bien mieux qu’Excel comme outil de reporting financier. Ce tableur vedette semble pourtant présent sur tous les PC. Souple et facile à prendre en main avec un peu de formation, il présente toutefois ses limites pour bâtir et actualiser de multiples reportings d’entreprise : 

  • Outil manuel avec les risques d’erreurs induits ;

  • Capacité et volume de traitement de données parfois insuffisants ;

  • Solution peu pratique pour travailler en mode collaboratif ;

  • Manque de traçabilité des actions réalisées ;

  • Une automatisation des processus qui exige des compétences pointues.

4.2 - La Business Intelligence (BI) au service d’un reporting d’entreprise fiable et rapide

Les outils de Business Intelligence (BI), appelés aussi informatique décisionnelle, apportent du confort et de la fiabilité dans la manipulation de la data de l’entreprise. Ils rationalisent et automatisent les traitements, de l’extraction des informations dans les applications ou l’ERP, en passant par la structuration des données, sans oublier le calcul des indicateurs. Ils facilitent la consolidation de l’information pour plusieurs services ou entités juridiques, mère et filles. Ils favorisent aussi une datavisualisation sympathique et judicieuse afin de retenir l’attention du lecteur du tableau de bord.

4.3 - Opter pour une solution décisionnelle adaptée au multi-reporting

Même les entreprises du type TPE peuvent désormais accéder aux solutions de BI. Avec ces outils, les cabinets comme les DAF à temps partagé proposent à chaque société des tableaux de bord comptables adaptés aux besoins de chacune. La Business Intelligence rend possible un paramétrage rapide pour chaque client contrairement à une solution manuelle sur Excel.

4.4 - Finthesis, la plateforme idéale pour les experts-comptables et DAF externes

Nous avons déployé Finthesis, une solution de Business Intelligence au service des experts-comptables et des directions financières à temps partagé. Notre plateforme constitue aujourd’hui la référence pour ces professions. L’outil permet de se connecter facilement à la plupart des logiciels de comptabilité. Vos collaborateurs gagnent en efficacité. Vous disposez d’une automatisation des tableaux de bord tout en construisant du sur-mesure pour chaque client.

Finthesis, l’outil qui rend votre reporting financier intéressant

Établir les comptes annuels ainsi que la liasse fiscale de l’entreprise devient une tâche de base. La valeur ajoutée du DAF comme de l’expert-comptable se situe ailleurs. Prenez le lead avec un reporting financier et opérationnel qui est lu et analysé. Finthesis se propose de vous accompagner dans ce processus. Découvrez nos tutoriels en ligne et n'hésitez pas à tester notre outil en cliquant sur le lien ci-dessous 👇

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