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Quel est le fonctionnement des outils de Business Intelligence (BI) ?

La BI a pour objectif de simplifier le quotidien des décideurs en entreprise. Mais savez-vous que les outils de Business Intelligence et de pilotage de l'activité sont généralement découpés en 4 strates : collecte de l'information, traitement des données, mise en forme des analyses et partage des informations. Plusieurs questions peuvent être soulevées à chacune de ces étapes.

Nous allons découvrir au travers de cet article les réponses aux questions qui se posent.

Comprendre la Business Intelligence

La Business Intelligence, appelée aussi informatique décisionnelle désigne un ensemble de processus pour :

Collecter de la donnée à partir de différentes sources

Traiter et structurer cette donnée

Analyser la donnée structurée

La partager ou la restituer aux parties prenantes concernées.

Ce travail, permet aux décideurs, de prendre des décisions basées sur des données :

Fiables

Nettoyées

Structurées

Analysées

Quelles sont les 4 strates des outils BI ?

La mise en place d’un système de Business Intelligence (que ce soit pour la finance ou d’autres métiers) demande une rigueur dans son exécution afin de produire les résultats escomptés.
En effet, lors de la mise en place de tels outils vous allez être confronté aux problématiques suivantes :

Manipulation d’une masse de données importante

Sources de données multiples

Structuration de la donnée compliquée

Mise en forme des données pour restitution fastidieuse

Pour répondre à ces problématiques, chacune des 4 strates du processus de BI doit être suivie avec rigueur. Nous vous présentons les 4 strates principales d’un outil BI ci-dessous :

#1 Collecte

La collecte consiste en la récupération de données brutes que l'utilisateur souhaite analyser. Il convient de se poser les questions suivantes au moment de collecter ces données afin de garantir la pertinence des analyses :

Quelles sont les données récupérées ?

Sous quel format / de quelle manière ?

Comment les données brutes sont-elles stockées ?

#2 Traitement

Le traitement correspond à la transformation de données brutes (structurées, semi-structurées ou non structurées) en un format exploitable sur la base duquel il sera plus simple de produire des analyses. On parle alors de fichier plat ou "flat-file".

Quelles sont les opérations de formatage réalisées ?

Quel est le format final des données transformées ?

Comment les données transformées sont-elles stockées ?

#3 Analyse

Une fois les données mises au bon format, les analyses vont pouvoir être construites. La structure des analyses va dépendre de l'objectif visé et des savoirs que l'utilisateurs souhaite extraire à partir des jeux de données récupérés. Cela revient également à savoir quelle est la visualisation la plus adaptée et qui permet de mettre en évidence les éléments que l'utilisateur souhaite montrer.

Quel est l'objectif des analyses à produire ?

Quelle est la visualisation la plus appropriée ?

Quelles sont les étapes de mise en forme ?

#4 Partage

Lorsque les analyses auront été construites, il faudra alors s'interroger sur la façon de partager les analyses avec les interlocuteurs identifiés (client, collaborateurs, etc.).

Par quel moyen partager les analyses ?

A qui ces analyses sont-elles adressées ?

Comment sont gérés les droits d'accès et de modification ?

D'où proviennent les données d'un système de BI ?

Les sources de données d’un système de Business Intelligence sont multiples :

Les données internes :

Données de gestion : Ces données sont présentes sur votre CRM, votre ERP et vos différents outils métiers tels que des outils de gestion de projet, la gestion interne…

Données financières : Outil comptable qui regorge de données à consigner dans votre outil de Business Intelligence. Aujourd’hui la récupération de ces données se fait via les FEC (Fichier des écritures comptables), les grands-livres, ou par API en connexion directe avec l’outil comptable.

Les données externes :

Etudes de marché

Les données sectorielles sur des plateformes Open Source

La combinaison de ces 2 sources de données permet à votre outil de BI d’être alimenté en Data pour commencer la construction d’analyses.

Avant cela, il faut penser au stockage des données. Si l’outil choisi est celui d’un éditeur SaaS, le stockage dans des Data Warehouse n’est pas de votre ressort.
En revanche, si la plateforme est développée par vos soins ou si votre outil fonctionne On-Premise (sur serveurs internes), le stockage sera sous votre responsabilité.

Attention à bien être attentif à ce paramètre, car cela implique des investissements financiers et une montée en compétence importante.

Pour conclure sur le fonctionnement des outils BI

Il existe aujourd'hui de nombreux outils de business intelligence et de datavisualisation qui permettent de piloter efficacement la performance. Avant d'utiliser ces outils, il est cependant judicieux de s'interroger sur la manière dont ces 4 strates sont imbriquées au sein de l'outil et si cela est en adéquation avec l'objectif visé.

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