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BI pour la comptabilité : former les collaborateurs du cabinet en 5 étapes

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Les données ne cessent d'augmenter, y compris dans la comptabilité des entreprises. Êtes-vous certain que les collaborateurs de votre cabinet les exploitent au mieux ? La Business Intelligence doit les y aider à condition de leur donner des moyens autres qu’Excel ou Power BI, un outil que peu maîtrisent réellement.

Découvrez comment la BI spécialisée en comptabilité améliore la prise en main d’une solution décisionnelle en cabinet d’expertise comptable. Nous vous expliquons comment procéder en 5 étapes afin de former vos équipes naturellement, avec une mise en place structurée et une utilisation pratique.

1 - Expliquer à quoi sert la BI en cabinet d’expertise comptable

La première marche pour implémenter un outil de BI en comptabilité consiste à passer des messages clairs sur son utilité et ses fonctionnalités. Comme pour tout projet informatique, la conduite du changement suppose de savoir répondre aux objections et de faire preuve de conviction.

1.1 - Qu’est-ce que la Business Intelligence ?

La pédagogie commence par des explications sur le concept de Business Intelligence. En détaillant les fonctionnalités classiques, collecte et structuration des données, stockage, analyse, restitution avec la datavisualisation, etc., vos collaborateurs perçoivent rapidement tout l’intérêt de ces outils.
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1.2 - Les apports de la BI pour la comptabilité en cabinet

Expliquez à vos collaborateurs tous les avantages de l’automatisation des reportings financiers, tant pour leur charge de travail que pour les missions clients. S’ils comparent un logiciel de Business Intelligence avec l’établissement d’un tableau de bord comptable sur Excel ou Google Sheet, ils perçoivent les gains instantanément. Ils comprennent que cette BI orientée comptabilité leur permet d’exploiter toute la richesse de l’information financière, une fois les données actualisées.

Dans cette période où les cabinets d’expertise comptable sont confrontés à de profonds changements avec l’automatisation et la dématérialisation, la Business Intelligence apporte un nouveau souffle. C’est un moyen technique formidable pour réaliser plus finement l’analyse financière des entreprises. La BI contribue aussi à proposer des missions complémentaires aux clients afin de les accompagner dans la gestion de leur business. C’est un réel outil pour la prise de décisions éclairées.

2 - Impliquer les collaborateurs dans le choix et l’implémentation d’un outil BI pour la comptabilité

Une fois le concept de BI bien compris, vient le temps de constituer une petite équipe autour du projet dans le cabinet. La formation passe aussi par une bonne communication interne des informations clés sur le projet BI. Prenez soin de choisir le pilote du dossier. Associez quelques utilisateurs clés, proactifs et ouverts aux changements technologiques. Leur adhésion positive au projet contribue à dynamiser l’implémentation de la BI en expertise comptable.

Cette équipe projet apprend sur la BI dès l’analyse et la présentation des solutions du marché, avant de choisir l’outil du cabinet. Directement impliqués dans la mise en place du premier reporting client ou tableau de bord comptable, ces collaborateurs deviennent vos ambassadeurs auprès de leurs collègues. La formation démarre ainsi dès l’initiation du processus de Business Intelligence. La compréhension des fonctionnalités offertes par ces outils décisionnels se développe tout au long de l’implémentation.

3 - Réaliser une formation-action à la BI orientée comptabilité sur la base de cas concrets

La formation aux outils de Business Intelligence repose ensuite sur la création de tableaux de bord pour des entreprises réelles. Choisissez quelques sociétés parmi votre portefeuille client, de préférence friandes de rapports financiers, d’indicateurs de gestion et d’analyse de leurs comptes. La mise au point de ces premiers dossiers de BI en comptabilité constitue une excellente formation pratique pour tout collaborateur.

Élargissez peu à peu le cercle en associant de nouveaux membres du cabinet. Favorisez les échanges entre eux sur l’utilisation du logiciel. Mettez en place par exemple un partage des "trucs et astuces" via une messagerie interne dédiée au projet. Mettez en place des actions comme "le meilleur reporting financier du mois" ou élisez la datavisualisation d’expert-comptable la plus percutante du trimestre.

Utilisez les ressources fournies par logiciel de BI que vous avez choisi (tutoriels, FAQ). Cela pourra permettre à vos collaborateurs de se former de manière autonome à l'outil en bénéficiant de réponses aux questions les plus fréquemment posées.

4 - Aider les collaborateurs à segmenter la clientèle du cabinet pour déployer la Business Intelligence

La prise en main d’un outil BI conçu pour les cabinets d’expertise comptable suppose aussi d’acquérir les bons réflexes en matière d’automatisation et de structuration des reportings comme des analyses financières. D’une part, une telle formation contribue à rationaliser le processus pour toute l’équipe. C’est une économie de temps ainsi qu’un meilleur confort de travail. 
D’autre part, l’expert-comptable gagne en pertinence dans la gestion des données et des informations financières. Il dispose d’un avantage concurrentiel comparativement aux cabinets sans équipement en Business Intelligence.

Dans ce cadre, la segmentation de la clientèle du cabinet va être un facteur important de la réussite d'un tel projet.

4.1 - La segmentation du portefeuille aide à prendre en main les fonctionnalités d’un outil BI

La meilleure manière de déployer la Business Intelligence en cabinet consiste à répartir les clients du portefeuille en plusieurs catégories. Utilisez des critères comme la taille de l’entreprise, son secteur d’activité, le profil des lecteurs de l’information financière, etc. 

Pensez aux besoins en gestion des dirigeants. Identifiez les indicateurs spécifiques à certains clients.
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4.2 - Se former en construisant des modèles de reporting utilisables pour une population de clients du cabinet

Ce travail de réflexion facilite ensuite la construction des bons tableaux de bord par segment. Pour chacun, testez vos premiers rapports automatisés auprès de quelques clients. Recueillez leur retour et corrigez chaque reporting. La formation à la BI en comptabilité devient alors un processus itératif aux mains des experts-comptables.

Un outil BI orienté finance comme Finthesis vous offre la possibilité de créer un modèle et de vous en servir pour une population de clients. Les collaborateurs peuvent alors déterminer les indicateurs clés adaptés à cette partie du portefeuille. Ils n’ont pas à les reconstruire pour chaque entreprise analysée. Ils peuvent par exemple décider d’une affectation des comptes spécifique à une activité. Ceci aide aussi à comparer les entreprises du cabinet.

5 - Favoriser le mode collaboratif avec Finthesis, un outil BI dédié à l'expertise comptable

Pour peaufiner la formation des experts-comptables et de leurs collaborateurs, Finthesis propose plusieurs modules complémentaires au sein de son logiciel de Business Intelligence. Voici comment les équipes des cabinets peuvent avancer dans la maîtrise de la BI orientée finance.

5.1 - Finthesis, la BI pour comptabilité créée par des experts-comptables

Chez Finthesis, nous connaissons parfaitement cette profession, pour en être issus nous-mêmes. Nous sommes conscients des limites des tableurs comme Excel. Nous savons que des outils du type Power BI exigent beaucoup de pratique après la formation initiale. Aussi, nous avons conçu une BI pour la comptabilité afin que l’apprentissage reste simple et intuitif pour les financiers.

En plus de permettre l’import du FEC, notre plateforme se connecte par API avec plusieurs logiciels pour experts-comptables. Ce processus rend aisée la mise à jour des données pour chaque projet BI. Nous facilitons la consolidation financière de plusieurs entreprises. En effet, Finthesis retraite les flux intercos. Nous proposons la création du budget et du business plan dans le logiciel. La plateforme offre aussi la faculté de calculer le seuil de rentabilité d'une entreprise. Ce sont là seulement quelques-uns des modules typiquement financiers qu’offre Finthesis aux experts-comptables.
L'implémentation d'un outil de Business Intelligence au sein d'un cabinet d'expertise comptable doit respecter des étapes critiques pour être réussie. Découvrez notre guide qui vous donnera toutes les clés pour réussir ce projet.
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5.2 - Un site web riche en "trucs et astuces" et tutoriels sur notre solution BI pour experts-comptables

Nous proposons de nombreuses informations en ligne. N’hésitez pas pour parfaire votre connaissance du logiciel à consulter nos tutoriels et nos articles de blog. Vous y découvrirez des exemples de fonctionnalités pratiques. L'objectif reste bien d'exploiter au maximum toute la data financière issue de la comptabilité de vos clients.

5.3 - La communauté en ligne de Finthesis : un moyen de compléter sa formation en Business Intelligence

Enfin, la formation se poursuit bien au-delà de la phase de démarrage de la Business Intelligence dans les cabinets d’expertise comptable. Notre logiciel s’adresse plus spécialement à cette profession, une grande communauté aux problématiques communes. Aussi, nos clients accèdent depuis 2022 à un groupe Slack pour échanger. Grâce à cette intelligence collective, la formation à la BI devient permanente. Elle contribue à renforcer l’expertise auprès des clients.

Avec cette méthode en 5 étapes pour former vos collaborateurs à la BI pour la comptabilité, vous déployez l’outil sereinement et en bonne intelligence. Pour vous faire une idée plus précise du fonctionnement de notre plateforme Finthesis, réservez votre démonstration en ligne avec un de nos experts. 👇

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