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Outil BI : les 5 différences avec un outil pour tableau de bord

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Parfois, la notion de tableau de bord correspond dans l’esprit de certains à de simples rapports financiers avec des données chiffrées, des graphiques, etc. Mais, en fonction du mode d’élaboration, est-ce logique de résumer ses fonctionnalités ainsi ? 

Alors qu’en est-il réellement de la comparaison d’un outil BI et d’un outil pour tableau de bord ? Découvrez les 5 différences majeures entre ces deux manières de gérer l’information financière en entreprise en vue de décisions éclairées.

1 - Outil BI : un processus qui couvre toute la chaîne décisionnelle

Une des différences entre un outil de tableau de bord classique et une solution de Business Intelligence concerne la couverture du spectre décisionnel. Le premier y répond seulement partiellement, alors que le second, par définition, prend tout en charge.

1.1 - Fonctionnement d’un outil classique pour tableau de bord

Réaliser un tableau de bord avec un outil tableur consiste à mettre en forme les informations sous forme de rapports. Ces documents comportent notamment le calcul de ratios financiers et la conception de tableaux et graphiques. Vous pouvez communiquer le reporting au format papier, PDF, voire transmettre le fichier d'analyses.
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1.2 - Fonctionnalités couvertes par la Business Intelligence

La BI, acronyme de Business Intelligence ou informatique décisionnelle en français correspond à tous les processus et outils qui permettent une exploitation complète des données, d’un bout à l’autre de la chaîne.

Ainsi, la notion de chaîne décisionnelle part de la collecte de la data selon différentes sources. Elle va jusqu’à la restitution des données structurées, sans oublier les phases de stockage, de traitement et d’analyse. La datavisualisation représente une fonctionnalité de mise en forme des analyses en vue de leur diffusion. C’est la phase qui finalement correspond le plus au travail réalisé par un outil pour tableau de bord classique.

2 - Outil BI : utilisation du machine learning et de l’IA

L’informatique décisionnelle a fortement évolué sur le plan technologique ces dernières années. Beaucoup d’applications BI du marché intègrent désormais l’intelligence artificielle et le machine learning. Évidemment, un outil pour tableau de bord traditionnel, tel un tableur Excel, n’offre pas cette possibilité.
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Ainsi, en 2023, les solutions de Business Intelligence peuvent avec leurs algorithmes et statistiques exploiter les données passées afin de réaliser des analyses prédictives. Elles savent également faciliter la création du reporting en structurant automatiquement la data lors de son import. L’étude des différents types de données permet aussi de suggérer aux utilisateurs une visualisation adaptée.

3 - La Business Intelligence permet d’établir des prévisions et analyses financières

C’est clairement une des fonctionnalités qui distingue fortement un outil BI d’un outil classique pour la création de tableaux de bord.

3.1 - Outil pour tableau de bord : une vue figée du passé seulement

Avez-vous déjà essayé de concevoir un budget prévisionnel directement dans votre tableau de bord comptable sur Excel ? Cet exercice s’avère complexe. Il suppose en fait la création de multiples fichiers ou onglets complémentaires. Les données prévisionnelles ne sont jamais disponibles sur le même rapport en quelques clics. Ce type d’outil travaille sur les informations financières passées et non pas sur celles du futur.
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3.2 - Les logiciels BI : possibilité de fonctions prédictives

Contrairement à un outil tableau de bord, la Business Intelligence permet dans certaines solutions de projeter immédiatement ses prévisions financières à partir des données du passé. Beaucoup de logiciels de BI proposent aujourd'hui des fonctionnalités qui permettent d'allier analyse et planification au même endroit.

Les PME et TPE ont ainsi tout intérêt à se doter de tels outils pour préparer et suivre leurs prévisions. Finthesis, plateforme de Business Intelligence pour les financiers, offre également cette possibilité aux DAF externes et experts-comptables de réaliser le budget prévisionnel et le business plan dans l’outil, sur la base des données historiques.

3.3 - Outils BI pour l’analyse de la performance financière

Contrairement à une solution classique pour tableau de bord, la Business Intelligence autorise aussi ses utilisateurs à réaliser de l’analyse financière des données directement dans le logiciel. Avec Finthesis, vous pouvez notamment ajouter une ligne d’indicateurs ou des KPI personnalisés pour chaque entreprise analysée. En un clic, vous modifiez le format du graphique. Pour compléter le reporting préparé pour un client, l’outil propose aux utilisateurs, DAF ou experts-comptables, d’insérer une ligne de données externes. Cela se révèle très pratique pour calculer des ratios basés sur des volumes ou des effectifs par exemple.

4 - Outil de tableau de bord : pas d’analyses interactives directement sur le rapport

Un DAF ou un expert-comptable apprécie de pouvoir approfondir l’analyse immédiatement lorsqu’un ratio ou une donnée chiffrée lui pose question. C’est encore un point de différenciation très important entre un outil BI et un outil pour tableau de bord.

4.1 - Les tableaux de bord classiques, de simples rapports de restitution

Lorsque vous disposez d’un tableau de bord créé sur Google Sheets ou Excel, les analyses sont souvent construites grâce à des formules sur la base d'autres onglets et il est parfois complexe de retourner à la source de l'information. Ce type de construction ne permet pas de zoomer pour mieux comprendre l’indicateur ou le chiffre affiché. En quelque sorte, il s'agit d'outils de restitution de l’information non dynamiques.
Business Intelligence
Analyse

4.2 - Approfondissement des analyses de données dans les outils BI

En revanche, un logiciel de Business Intelligence dispose de fonctionnalités interrogatives puissantes. L’outil structure la data à l’entrée. Il la restitue de façon agrégée sur un tableau, un bridge, un indicateur, etc. Il permet aussi aux utilisateurs de cliquer sur la donnée affichée. Ainsi, ils peuvent consulter et analyser un compte au grand livre par exemple. Avec cette solution, vous évitez de vous connecter à la comptabilité pour chercher cette information détaillée.

5 - Comparatif outil BI vs. outil Excel sur le plan de la sécurité, de la fiabilité et de l’efficacité

Enfin, la comparaison entre ces outils conduit aussi à constater la nette supériorité de la Business Intelligence pour la sécurisation des données, l’absence d’erreurs et le temps à y consacrer.

5.1 - Les solutions décisionnelles sécurisent les données exploitées et les calculs réalisés

Un outil de Business Intelligence autorise à une manipulation de la data sous de multiples angles sans jamais impacter la base de données. Que vous choisissiez une solution BI pour la finance comme Finthesis, Microsoft Power BI, Tableau, Looker, Qlik, Oracle BI, IBM Cognos Analytics, Sisense, etc., le logiciel offre des accès en mode lecture seule notamment.
Finthesis
Par opposition, un outil de tableau de bord traditionnel exige de saisir des données ou de les importer dans un tableur. L’utilisateur peut également supprimer malencontreusement une information ou une formule dans un tableau. Quant au lecteur d’un fichier sans protection des cellules, il peut créer des dégâts rapidement dans le tableau de bord. Globalement, c’est une solution de reporting qui offre une sécurité nettement inférieure.

5.2 - Une exploitation de la data et une actualisation du tableau de bord plus rapide avec la BI

Une fois le reporting financier créé, l’utilisateur d’une solution BI le rafraîchit en quelques clics. Votre outil offre la possibilité de se connecter par API à un logiciel pour expert-comptable ? Alors, cette mise à jour s’avère encore plus rapide. Par comparaison, concevoir un tableau de bord classique et actualiser les données manuellement demande plus d’énergie. C’est une activité chronophage qui réduit la partie analyse de la data, faute de temps.


Le match semble bien sans appel. Un outil BI comporte de multiples avantages par rapport à un outil pour tableau de bord. En outre, ces solutions décisionnelles deviennent abordables pour des entreprises de petite taille. C’est une réelle opportunité pour les experts-comptables et DAF externalisés d’améliorer le reporting financier et son analyse pour chaque client. Finthesis vous offre la possibilité de tester sa plateforme de Business Intelligence pendant 30 jours.

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