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Tableau de bord comptable : les 7 éléments essentiels pour le maximum d’efficacité

Expert-comptable en cabinet ou DAF externe, quand vous bâtissez un tableau de bord comptable pour vos clients, vous espérez qu’il fasse mouche sans y passer des heures et des heures ! Des techniques d’automatisation et de datavisualisation vous y aident. Cet article vous donne les 7 clés fondamentales pour vous organiser en ce sens, en pensant toujours aux destinataires de vos reportings et aux objectifs poursuivis.
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1 - Tableau de bord en comptabilité : garder en tête les objectifs majeurs

L’établissement d’un reporting basé sur la comptabilité présente un intérêt si le destinataire le lit et s'il déclenche un échange constructif avec vous. Ceci suppose donc de répondre réellement à ses problématiques, selon la fonction occupée, dans ou hors de l’entreprise et en fonction du secteur d’activité.

1.1 - Quel est l’objectif principal d’un tableau de bord ?

La notion de reporting signifie en français "communication de données". Par définition, un échange doit en résulter entre le destinataire et l’émetteur. Le tableau de bord sert à piloter une entreprise. Il facilite la prise de décision la plus éclairée possible, sur la base d’informations factuelles et sous forme d’indicateurs clés notamment. En ce sens, c’est un outil de gestion de la performance financière.

1.2 - Quels sont les usages et qui sont les utilisateurs des tableaux de bord dans l’entreprise ?

Dès lors que vous devez émettre un tableau de bord comptable, interrogez-vous sur son ou ses destinataires. Vous ne vous adressez pas de la même manière à un chef d’entreprise artisan ou commerçant qu’à son banquier. Ainsi, les documents chiffrés inclus dans un business plan pour une demande de financement sont complets et orientés analyse financière.

Si vous préparez un reporting à destination d’un commercial, adaptez le contenu à ses problématiques métier, mêmes issues de la comptabilité. Par exemple, insistez sur les marges ou le taux de marge sur chiffre d’affaires. Ajoutez aussi l’atteinte des objectifs fixés au budget ainsi que le suivi de l’encours client.
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2 - Définir les indicateurs clés du tableau de bord comptable

Pour chaque catégorie de destinataires et pour chaque secteur d’activité, ciblez les KPI les plus pertinents pour aider à la décision. Certains se retrouvent systématiquement dans tous les tableaux de bord comptables. D'autres ne présentent pas la même importance selon les entreprises.

2.1 - Les KPI et ratios financiers fondamentaux

Identifiez les SIG les plus importants pour l’entreprise cliente, selon la nature de l'activité, négoce, industrielle, artisanale ou libérale notamment. En fonction de la solidité ou de la fragilité de la société, mettez par exemple sous contrôle plutôt le BFR globalement ou le poste client en particulier. En cas de rentabilité insuffisante et qui persiste, insistez sur le suivi du point mort, de la marge sur coûts variables ou surveillez la maîtrise des charges fixes.

2.2 - Les indicateurs complémentaires à un reporting basé sur les données comptables

N’hésitez pas pour accroître la pertinence de votre tableau de bord à utiliser des informations non comptables comme des volumes de vente, des effectifs, des quantités en stock, etc. Ainsi, notre solution BI vous permet d’ajouter une ligne de données externes pour enrichir l’information comptable. Vous pouvez alors déterminer des ratios tels les marges ou prix unitaires.

3 - Adopter les bons outils pour l’automatisation et la dataviz notamment

DAF externalisé ou expert-comptable, vous intervenez dans plusieurs entreprises et recherchez l’efficacité dans le pilotage des reportings financiers. Vos tableaux de bord comptables constituent d’excellents supports pour l’échange et le conseil. Ils demandent donc le maximum d’automatisation ainsi que des mises en forme percutantes et rapides à déployer.
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3.1 - Experts-comptables en cabinet ou DAF en temps partagé : des besoins d’automatisation

Mettre à jour des dizaines de tableaux de bord comptables chaque mois dans un cabinet ne s’improvise pas. Si vous utilisez Excel, vous connaissez certainement les limites du tableur sur ce point. Sauf à maîtriser des technologies comme Power Query ou Power BI, ce qui reste peu fréquent, vous réalisez toutes les actualisations à la main, sans oublier la diffusion du reporting. En optant pour des processus automatisés, vous allez plus vite et pouvez vous consacrer à une analyse du résultat plus approfondie.

3.2 - Opter pour une solution de Business Intelligence orientée finance

Les outils BI conçus pour la finance apportent cette automatisation et vont plus loin. En effet, ce sont des professionnels experts en comptabilité et en gestion d’entreprise qui les conçoivent. Ils proposent donc nativement de nombreuses fonctionnalités et datavisualisations pertinentes pour ces métiers.

Ainsi Finthesis vous offre notamment sur sa plateforme :

  • l’élaboration du budget et du business plan ;

  • la comparaison des données comptables réelles aux prévisions budgétaires ;

  • le calcul du seuil de rentabilité ;

  • la consolidation comptable de plusieurs entités avec le retraitement des intercos.

4 - Disposer d’une data accessible, à jour et fiable pour établir son tableau de bord comptable

Ce 4e item s’avère fondamental pour chaque tableau de bord. Quel que soit l’outil utilisé pour bâtir et actualiser votre reporting financier, les données comptables et de gestion doivent être disponibles et sécurisées.

4.1 - Une comptabilité à jour

Mieux vaut disposer de données comptables complètes et dans un délai raisonnable pour actualiser et diffuser le tableau de bord. En cabinet notamment, avec la généralisation progressive de la dématérialisation et l’arrivée de la facture électronique, les délais se raccourcissent. Ajoutez à votre stack d’outils, une solution de Business Intelligence comme Finthesis. Vous sécurisez et accélérez ainsi l’extraction des informations financières périodiques. En effet, l’outil se connecte par API à de nombreux logiciels pour expert-comptable.
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4.2 - Définir des procédures et une organisation afin de pouvoir actualiser régulièrement le reporting comptable

Vous connaissez l’organisation de l’entreprise pour laquelle vous établissez le tableau de bord comptable. Vous pouvez définir le processus à respecter par chaque client (informations et délais) afin de vous transmettre les données indispensables à chaque situation comptable. Plus les destinataires des tableaux de bord s’intéressent à leur reporting financier, plus ils souhaitent le recevoir tôt en début de mois. Plus ils collaborent en ce sens.

5 - Peaufiner la mise en page des informations et la datavisualisation des tableaux et graphiques

Le succès du tableau de bord passe également par la pertinence des visuels utilisés. La comptabilité ne fera jamais partie des matières les plus attrayantes pour un chef d’entreprise, sauf exception. Essayez de l’intéresser.

5.1 - La datavisualisation augmente l’intérêt porté par le lecteur

Pour chaque tableau de bord, mettez-vous à la place des utilisateurs. Ne surchargez pas le reporting avec trop d’informations. Un reporting efficace tient idéalement en une page, voire quelques-unes. N’hésitez pas à tester auprès des clients et à ajuster en fonction de leurs retours.

5.2 - La dataviz propose de nombreuses mises en forme en fonction des besoins

Grâce à la puissance de la datavisualisation, faites ressortir et parler les données essentielles avec des jauges, des graphiques du type cascade, des nuages de points, etc. Des visuels adaptés à chaque analyse existent. Ils restent personnalisables afin de maximiser leur lisibilité, y compris auprès de professionnels sans compétences comptables approfondies.
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6 - Soigner la communication du tableau de bord financier et la formation des lecteurs

La réussite de votre tableau de bord comptable repose également sur la communication que vous instaurez à partir de sa diffusion ou mise à disposition. Avec un logiciel de Business Intelligence, vous bénéficiez généralement de plusieurs solutions pour transmettre les rapports à vos clients. 

Finthesis offre deux possibilités :

  • accès donné à l’entreprise à la plateforme afin de consulter ses états financiers personnalisés ;

  • export des tableaux de bord comptables sous différents formats (PowerPoint, Word, Excel, PDF).

Profitez de la mise en place du projet BI pour expliquer à chaque destinataire les indicateurs qui figurent dans les tableaux de bord. C’est toujours plus facile pour un dirigeant de comprendre des ratios financiers sur la base d’un cas pratique, en l'occurrence de sa propre entreprise. En outre, avec la BI, vous pouvez comparer les données du client avec d’autres entités du même domaine d’activité, ce qui renforce l’intérêt pour le chiffre.

7 - Utiliser le tableau de bord comme support pour des missions de conseil plus approfondies

Enfin, nous suggérons de vous appuyer sur ces données financières mises en forme périodiquement pour développer les échanges avec le client.

7.1 - Le tableau de bord comptable, un outil qui favorise l’échange

Faites parler votre client sur ses chiffres et ses comptes. Vous serez étonné de toutes les informations et du contexte que vous récupérez lors de cette discussion. Cet échange fait émerger des interrogations nouvelles des dirigeants, des difficultés, des décisions à prendre, des projets, etc. En procédant de la sorte, vous vous positionnez plus aisément comme business partner tout au long de l’année et pas seulement lors de la présentation des résultats comptables annuels.
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7.2 - La BI en finance, une solution gain de temps pour accroître l’analyse de gestion et les recommandations

Ces moments d’échange dans chaque entreprise constituent autant d’opportunités pour devenir proactif et proposer d’autres services ou missions. En outre, l’expert-comptable comme le DAF externe effectuent avec la Business Intelligence une meilleure analyse des résultats financiers. Ils disposent d’une compréhension plus fine de l’activité, notamment grâce aux indicateurs clés. 

Cette immersion périodique et plus forte dans la gestion de l’entreprise contribue à développer conseils et recommandations. La valeur de la mission perçue par le client progresse.
Le tableau de bord comptable peut devenir le fer de lance pour étendre et améliorer vos missions auprès de vos clients. Encore faut-il se faire aider des bons outils ! Finthesis, plateforme conçue par et pour des experts de la comptabilité, vous offre toute la puissance de la Business Intelligence et sans formation lourde. 

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