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Comment soigner les dernières étapes de chaque clôture comptable et notamment la présentation du bilan ?
Enchaîner et finaliser les bilans comptables ainsi que les liasses peut épuiser les équipes. C’est le lot de beaucoup de cabinets pendant la période fiscale. Pourtant, les enjeux pour les entreprises clientes comme pour les experts-comptables interviennent surtout dans les dernières étapes et notamment celle de la présentation du bilan de l’exercice. Alors, comment soigner cette phase ultime où se situe le maximum de valeur ajoutée ? Voici nos suggestions afin d’intégrer la Business Intelligence dans vos processus de clôture comptable et de situations mensuelles.
1 - La clôture comptable, un processus récurrent et parfois fastidieux en cabinet
Les dossiers de bilan se suivent inlassablement chaque semaine pendant la période fiscale. C’est l’époque où la production des états annuels occupe toutes les ressources afin de clôturer chaque journal en respectant la date d’échéance, qu'elle soit juridique ou fiscale.
1.1 - Clôture d’un bilan comptable : chaque année de nombreuses étapes parfois longues
Chaque dossier présente ses particularités, au regard de l’activité, du statut juridique, de sa taille ou de l’équipement informatique de l’entreprise. Mais dans tous les cas, par définition, l’établissement des comptes annuels est un exercice qui comporte les opérations suivantes :
- planification des travaux, en fonction notamment de la date de clôture, et établissement d’un rétroplanning ou calendrier ;
- recensement des informations à obtenir ainsi que des interlocuteurs concernés dans l’entreprise ;
- finalisation des écritures en comptabilité, analyse et justification des comptes, corrections d’erreurs et ajustements ;
- gestion des points en suspens ;
- échanges avec le dirigeant de la société sur les options comptables et fiscales le cas échéant ;
- préparation du résultat fiscal, détermination et comptabilisation des impôts ;
- établissement des documents de clôture comptable : bilan, compte de résultat, annexe et liasse fiscale ;
- émission du reporting financier avec analyses et commentaires en vue de leur présentation aux dirigeants.
1.2 - Mission de l’expert-comptable : une plus-value surtout après la passation des écritures en comptabilité
Ces multiples étapes pour clôturer un bilan se répètent client après client. Mais, les évolutions technologiques apportent de la nouveauté. La manière de travailler change en cabinet d’expertise comptable, tout comme la valeur perçue par chaque client.
1.2.1 - Avènement de l’automatisation et de la pré-comptabilisation
Avec le développement continu et inéluctable de la dématérialisation des flux, la saisie des pièces comptables tend à disparaître peu à peu dans les cabinets. Les factures comme les flux de trésorerie font l'objet d’une pré-comptabilisation grâce à la reconnaissance des caractères ou l’intégration directe des données en comptabilité.
1.2.2 - La tenue de la comptabilité devient un produit standardisé, presque un préalable à la mission
Divers prestataires ou éditeurs de logiciels sollicitent les dirigeants d’entreprise. Ceux-ci prétendent pouvoir réaliser une clôture des comptes et connaître le résultat de l’exercice en quelques clics, sans spécialistes comptables. La digitalisation croissante de la comptabilité ainsi que la forte réduction de la saisie donnent aussi la sensation que le travail de tenue comptable se standardise.
Le dirigeant n’attend plus uniquement de son expert-comptable qu’il lui livre les comptes annuels de sa société. Il espère autre chose de ses données financières et de son cabinet comptable. À la limite, la mission démarre avec les comptes mensuels ou annuels en main. C’est donc essentiel de soigner les dernières étapes de la clôture et en particulier la présentation du bilan.
Le dirigeant n’attend plus uniquement de son expert-comptable qu’il lui livre les comptes annuels de sa société. Il espère autre chose de ses données financières et de son cabinet comptable. À la limite, la mission démarre avec les comptes mensuels ou annuels en main. C’est donc essentiel de soigner les dernières étapes de la clôture et en particulier la présentation du bilan.
1.3 - La préparation et la présentation du bilan comptable : une étape cruciale pour l’entreprise comme pour l’expert-comptable
Le rendez-vous bilan est et restera un instant privilégié pour les dirigeants de l’entreprise, même si l’établissement d’un reporting comptable mensuel modifie la donne. Pour l’expert-comptable, c’est aussi un moment important d’écoute et d’échange. Il se prépare.
1.3.1 - Les attentes du dirigeant de l’entreprise
Les clients attendent évidemment de ces professionnels du chiffre une analyse des résultats financiers de leurs entreprises. Ils recherchent des informations synthétiques, claires et explicites qu’ils comprennent. Ils ont besoin d’indicateurs de gestion pertinents pour le pilotage de leur activité et pour l’analyse de la santé financière de leur entreprise. Ils attendent aussi des recommandations afin d’améliorer la performance globale. Ils souhaitent ainsi de l’accompagnement ou des conseils pour leurs différents projets ou problèmes, notamment au regard du contexte économique ou de leur environnement.
1.3.2 - Les attentes de l’expert-comptable
Quant au cabinet, il dispose avec cette réunion bilan d’un espace de questionnement essentiel pour la suite de sa mission, voire pour son élargissement. Insérez dans le dossier de bilan des états supplémentaires aux documents légaux, comme le comparatif des résultats avec le budget prévisionnel. Avec ces éléments factuels, abordez ensuite les actions correctives. La présentation du bilan constitue un excellent support pour évoquer la suite, notamment les projets de l’entreprise. Proposez par exemple un accompagnement de la société pour élaborer un prévisionnel de trésorerie ou un business plan complet.
2 - Présentation du bilan après la clôture comptable : les facteurs de réussite
Même si mener une clôture comptable fait partie des tâches récurrentes en cabinet, plusieurs éléments contribuent à améliorer la finalisation et la présentation des comptes.
2.1 - Disposer des comptes annuels dans des délais raisonnables pour le client
Le premier point concerne la vitesse de clôture comptable. Aucun dirigeant d’entreprise sérieux et qui collabore correctement avec son cabinet ne souhaite recevoir ses comptes annuels sur le tard. Idéalement, l’établissement de situations mensuelles et d’un tableau de bord comptable l’aide déjà à piloter sa société.
Pour autant, c’est essentiel de raccourcir autant que possible le délai de clôture ainsi la date du rendez-vous bilan. Des outils vous aident désormais à automatiser le reporting financier tout comme les traitements comptables. Exploitez-les au maximum !
Pour autant, c’est essentiel de raccourcir autant que possible le délai de clôture ainsi la date du rendez-vous bilan. Des outils vous aident désormais à automatiser le reporting financier tout comme les traitements comptables. Exploitez-les au maximum !
2.2 - Optimiser la présentation financière, les visuels et les commentaires
Profitez de ce moment d’échange formel après la clôture pour analyser au maximum les données comptables. Appuyez-vous sur les outils qui facilitent l’exploitation de la data, une richesse dont vous disposez pour améliorer la valeur perçue par votre client. Soignez la présentation visuelle.
Prévoyez des états synthétiques avec des graphiques du type cascade et racontez leur histoire. N’hésitez pas à inclure des commentaires et des explications sur les ratios et KPI retenus, notamment à des fins pédagogiques. Ce support de présentation accompagnera le dirigeant pendant de nombreux mois, par exemple lors d’échanges avec son banquier. En quelque sorte, passez à la plaquette comptable 2.0.
Prévoyez des états synthétiques avec des graphiques du type cascade et racontez leur histoire. N’hésitez pas à inclure des commentaires et des explications sur les ratios et KPI retenus, notamment à des fins pédagogiques. Ce support de présentation accompagnera le dirigeant pendant de nombreux mois, par exemple lors d’échanges avec son banquier. En quelque sorte, passez à la plaquette comptable 2.0.
2.3 - Profiter de la présentation du bilan pour comparer les états financiers au budget de l’exercice
Toujours dans l’idée d’enrichir la présentation du bilan comptable, intégrez la comparaison du réalisé à la clôture avec le budget prévisionnel. Prévoyez des colonnes d'écarts en valeur et en pourcentage. Effectuez le calcul de ratios financiers clés et rapprochez-les des objectifs budgétés. Utilisez aussi des ratios unitaires calculés à partir de données opérationnelles. Vous augmentez l’intérêt de vos interlocuteurs. Cet exercice conduit généralement lors de la présentation à un échange riche pour l’avenir de l’entreprise.
2.4 - Faire de la présentation du bilan, un moment d’ouverture sur les préoccupations du dirigeant
Tentez de détecter lors du rendez-vous les problèmes ou problématiques de l’entrepreneur. Le contexte économique avec l’inflation, les trésoreries tendues, le coût du crédit, etc. génèrent des incertitudes et des interrogations fortes. Réussir le rendez-vous bilan après la clôture comptable, c’est aussi entrer dans cet échange proactif afin d’identifier les bons leviers pour l’entreprise. Là encore, des supports pertinents de présentation des comptes facilitent la tâche et permettent de lancer des sujets concrets d’amélioration ou d’adaptation.
3 - Les outils BI comme Finthesis : une aide précieuse pour réussir sa clôture comptable
Vous l’aurez compris, le succès de chaque étape d’une clôture comptable passe aussi par les outils. La business intelligence orientée finance apporte un réel confort, tant sur le plan de l’automatisation que de la data visualisation. Découvrez comment notre plateforme Finthesis vous accompagne toute l’année ainsi qu'à la fin de l’exercice, pour le bilan annuel et la présentation des comptes.
3.1 - Utilisation de la BI pour chaque situation : une préparation simplifiée du bilan comptable
Le bilan comptable d'une entreprise se prépare toute l’année. Plus vous réalisez de situations mensuelles, plus vous réduisez les points en suspens et les interrogations lors de la clôture de l’exercice. Vous connaissez mieux l’activité de votre client. Votre présentation et votre analyse des données de l'exercice à l’issue de la clôture gagnent en pertinence.
Par exemple, profitez toute l’année de la puissance de Finthesis pour :
- organiser et structurer la comptabilité analytique et de gestion ;
- réaliser le budget prévisionnel sous la forme la plus adaptée pour chaque client ;
- établir le calcul des coûts de revient des produits ;
- évaluer la trésorerie prévisionnelle et la suivre ;
- etc.
3.2 - Automatisation des états financiers : un gain de temps pour la dernière ligne droite
Finthesis, notre solution de business intelligence pour experts-comptables et DAF, apporte un gain de temps considérable dans le traitement des données clients. Avec notre plateforme, vous vous connectez par API à de nombreux logiciels de comptabilité. Vous pouvez également intégrer les informations financières à partir du fichier des écritures comptables (FEC).
En quelques clics, chaque mois, comme à la fin de l’exercice, vous actualisez les données issues de la comptabilité ainsi que les reportings associés. Nous proposons de nombreux états pré-paramétrés. Ils restent toutefois personnalisables pour un dossier ou un groupe de dossiers. Nous offrons aussi la possibilité de consolider plusieurs entités, directement sur notre plateforme et avec le retraitement des flux intragroupes.
En quelques clics, chaque mois, comme à la fin de l’exercice, vous actualisez les données issues de la comptabilité ainsi que les reportings associés. Nous proposons de nombreux états pré-paramétrés. Ils restent toutefois personnalisables pour un dossier ou un groupe de dossiers. Nous offrons aussi la possibilité de consolider plusieurs entités, directement sur notre plateforme et avec le retraitement des flux intragroupes.
3.3 - Présentation post-clôture des comptes de l’entreprise : la puissance de la datavisualisation
Clôturer les comptes signifie connaître enfin les résultats comptables définitifs de l’exercice. Nous considérons toutefois que leur présentation et leur explication s’intègrent aussi dans le processus, bien après les dernières écritures passées. C’est même la finalité de la comptabilité : parvenir à la lire comme un livre et en tirer les enseignements essentiels pour optimiser la performance financière ou opérationnelle. Les outils BI facilitent la tâche grâce à la datavisualisation.
Ainsi avec Finthesis, vos collaborateurs :
Ainsi avec Finthesis, vos collaborateurs :
- ont le choix entre de multiples options de présentation ;
- personnalisent les valeurs utilisées comme l’année ou les agrégats ainsi que le design, que ce soit les formes ou les couleurs ;
- varient les visuels avec par exemple des bridges, des graphiques à barres, des camemberts ou des donuts ;
- obtiennent des reportings professionnels à partir des données issues de la comptabilité, en quelques clics, sans formation et en toute autonomie.
3. 4 - Les autres fonctionnalités qui répondent aux besoins identifiés lors de la présentation des comptes
Lors du rendez-vous bilan avec le client, l’expert-comptable identifie de nouveaux besoins d’accompagnement. La plateforme Finthesis offre aussi de nombreuses fonctionnalités périphériques, en plus de ses états financiers dynamiques. C’est un outil tout-en-un qui aide le cabinet à réaliser les opérations suivantes notamment :
- établissement des prévisions budgétaires en partant des données historiques de l’entreprise ;
- préparation intégrale d’un business plan ;
- comparatif sectoriel pour un client, grâce à la connexion avec Pappers.
La clôture comptable s’étend bien après la date de fin d‘exercice, et même au-delà des dernières écritures. Pour exploiter au mieux cette étape de présentation du bilan, adoptez une solution de business intelligence comme Finthesis. Vous apportez de la valeur à chaque client et améliorez la valeur perçue de votre mission. Envie d’essayer ? Nous vous offrons un test pendant 30 jours.
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