Blog / Posts

Budget prévisionnel : définitions et utilisations pratiques en PME

C’est bien difficile de donner la définition d’un budget prévisionnel, de façon unique et certaine. Même si toutes les formes de prévisionnels poursuivent des buts similaires de pilotage avec le maximum de visibilité, chacune correspond à un budget bien spécifique. Prenez connaissance dans cet article de tous les types de tableaux prévisionnels envisageables dans une petite et moyenne entreprise. Découvrez aussi nos meilleurs conseils pour les construire et pour les exploiter une fois bâtis, dans le cadre du contrôle budgétaire.
budget

1- Budget prévisionnel : plusieurs définitions selon les résultats attendus ou les modalités d’élaboration

La notion de budget prévisionnel englobe de nombreux tableaux de prévision financière, qu’il s‘agisse de dépenses et recettes ou de charges et produits. Mais le budget peut également concerner des données d’investissement ou de financement. C’est donc impossible de donner une définition unique du budget prévisionnel. Toutefois, ce terme désigne souvent le compte d’exploitation prévu pour l’année suivante.

1.1- Définition du budget prévisionnel classique : le budget d’exploitation

Le compte de résultat ou P&L (profit and loss) prévisionnel reste la forme la plus traditionnelle du budget d’une entreprise. Ce type de tableau s’établit dans le cadre d’un processus budgétaire annuel classique. Il s’intègre aussi dans un business plan, en mode pluriannuel, pour un projet stratégique, un investissement majeur, une recherche d’investisseurs, etc.

1.1.1 - Le prévisionnel d’exploitation basé sur les données historiques comptables

C’est une manière simple de construire son budget prévisionnel. Elle consiste à projeter les données d’exploitation en se basant sur les exercices comptables passés. Cette méthode suppose toutefois d’ajuster chaque poste afin :

  • de tenir compte des évolutions des ventes en volume et en prix ;

  • de calculer les coûts de revient résultant d’évolution de tarifs notamment ;

  • d’intégrer l’inflation ainsi que les révisions de contrats.

Lorsque l’entreprise connaît des paliers dans sa croissance, si elle doit investir et embaucher, les prévisions sont à reconstruire totalement pour certains postes du budget.
Prévisions
Budget

1.1.2 - Le budget en mode BBZ : un budget base zéro ou zero based budgeting

Cette autre technique signifie par définition, de bâtir un budget prévisionnel en partant d’une feuille blanche. Cette manière d'établir ses prévisions oblige l’entreprise à repenser toute sa stratégie en faisant table rase de l’existant. L’objectif d’un tel projet vise à ne pas se laisser influencer par les coûts, les dépenses et le business model en cours, afin de maximiser la génération de valeur.

Le budget BBZ s’avère particulièrement adapté pour la partie la moins rentable de l’activité d’une entreprise. Dans la mesure où l’exercice budgétaire peut prendre du temps, c’est une manière d’allouer les ressources là où elles sont les plus utiles.

1.2 - Le budget prévisionnel de trésorerie

L’estimation de la trésorerie prévisionnelle s’insère parfois dans un plan financier prévisionnel complet, voire dans un business plan. C’est alors une projection relativement macro, généralement sur plusieurs années. Elle permet de vérifier les bons équilibres financiers sur le plan des encaissements et décaissements. Ce budget s’alimente à partir des données du prévisionnel d’exploitation, mais aussi du plan de financement.

Ce type de tableau peut toutefois se mettre en place sur un horizon plus court, par exemple quelques semaines. Dans ce cas, par définition, c’est un budget prévisionnel de trésorerie très opérationnel. Il se réactualise fréquemment en fonction des flux réels, du carnet de commandes, etc. Il sert à anticiper les besoins d'argent à court terme afin de rechercher des solutions de financement le cas échéant.

1.3 - Le bilan prévisionnel et le tableau de financement prévisionnel

Ces deux tableaux prévisionnels viennent compléter les précédents, souvent dans le cadre d’un plan stratégique pluriannuel ou d’un business plan. Le bilan projette les actifs et passifs à la fin du dernier exercice dudit plan. Il sert à vérifier les grands équilibres, taux d’endettement, fonds de roulement, solvabilité, etc., et donc la structure financière.

Le tableau de financement détaille les ressources que l’entreprise prévoit pour financer ses emplois. Il montre ainsi la stratégie d’investissement, le renforcement ou pas des fonds propres, le recours à l’endettement et la variation du BFR.
CTA LB

1.4 - L’atterrissage, un prévisionnel qui mixte le budget et l’activité comptable réelle

Vous rencontrez parfois la notion d’estimé également. C’est souvent le premier travail à réaliser dans une entreprise, avant de construire un compte de résultat prévisionnel. L’objectif de l’atterrissage consiste à évaluer le résultat de l’exercice en cours. Par exemple, un estimé 5 + 7 correspond à des résultats comptables à fin mai auxquels s’ajoutent les 7 mois suivants prévus au budget. Il convient toutefois de procéder à quelques ajustements en cas de déphasages identifiés et récurrents.
Aterrissage

1.5 - Le rolling forecast, une méthode pour l’actualisation régulière des prévisions macros

Les entreprises sont parfois tentées de stopper le processus de construction budgétaire classique. C’est en effet un exercice relativement chronophage en cas de multiples activités, sans outils performants ou sans ressources dédiées. Alors, elles pratiquent une forme de prévision glissante appelée rolling forecast.

Le rolling forecast est un révisé permanent sur une période définie. Ce processus consiste à revoir plusieurs fois les prévisions au cours de l’exercice, par exemple chaque trimestre. Il suppose de déterminer des indicateurs clés efficaces et pertinents pour rebudgéter les postes clés.

2 - Définition des sous-budgets qui s’insèrent dans le processus d’élaboration budgétaire

Le budget prévisionnel recouvre donc de multiples notions, mais il comprend lui-même plusieurs budgets sectoriels. Aussi, l’entreprise doit choisir une organisation précise, qu’elle utilise un logiciel ou qu’elle se contente d’un modèle de budget prévisionnel sur Excel et gratuit.

2.1 - Les deux types de méthodes pour réaliser un compte de résultat prévisionnel

Voici les deux manières classiques de procéder dans les entreprises. Vous pouvez aussi les mixer selon la nature des sous-budgets à bâtir.

2.1.1 - Méthode top down

Ce processus consiste à définir la stratégie et les objectifs en haut lieu de l’entreprise, en macro. Ils s’imposent à tous et redescendent donc dans chaque service ou entité en micro. Cette approche budgétaire descendante a le mérite de la simplicité et de la rapidité. Toutefois, le mode top down implique peu les équipes et ne favorise pas l’émergence d’idées ou d’initiatives. C’est une construction budgétaire adaptée à la TPE où le dirigeant est seul à décider.
Top-down
Bottom up

2.1.2 - Méthode bottom up

À l’inverse, avec le mode bottom up, le budget se construit de façon remontante. Il part donc de chaque équipe, activité ou service. La somme des sous-budgets constitue le prévisionnel global de l’entreprise. Avec cette approche ascendante, chaque manager propose ses propres objectifs pour l’année suivante. Plus collaborative, c’est une méthode qui laisse la parole aux opérationnels comme aux fonctionnels. Elle prend plus de temps sur le plan des ressources et exige toutefois des règles strictes pour un maximum de cohérence.

2.2 - Mixer les deux méthodes selon les natures de coûts ou de dépenses à budgéter

Dans beaucoup d’entreprises, y compris en PME, dans les faits, c’est un mix des deux méthodes qui s’utilise pour bâtir les prévisions financières. D’une part, la direction générale émet les orientations stratégiques de son plan à trois ans ou business plan par exemple. Elle y détaille les objectifs majeurs en termes d’activité, marchés, produits, volumes et niveau de marges notamment. Elle fixe les règles et enveloppes en matière d’investissement comme de recrutement.

À côté de ces données en top down, chaque équipe bâtit son propre budget et ses objectifs personnels en mode bottom up. Ces prévisions sectorielles se défendent devant la direction et font l’objet de validations ou d’arbitrages. Le processus budgétaire aboutit alors à une version finale.

Pour certains types de dépenses, les entreprises adoptent souvent une stratégie top down pour harmoniser et simplifier l’exercice budgétaire. Alors, les opérationnels dans les activités portent essentiellement la responsabilité de budgéter leurs marges sur coûts variables ainsi que les charges fixes qu'ils pilotent au quotidien.

2.3 - Définition des sous-budgets du compte de résultat à construire

En fonction de l’activité, de l’organisation de l’entreprise et de sa taille, le budget prévisionnel comporte en réalité de multiples sous-budgets. On y retrouve tout d’abord :

  • le budget d’investissement ;

  • le budget des ventes en volumes et en tarifs ;

  • le budget des coûts variables (achats, production dont la MOD, dépenses logistiques et commissions sur vente notamment).

Par ailleurs, l’entreprise construit divers budgets centraux ou transverses qui se déversent ensuite dans chaque budget par service ou activité :

  • les amortissements ;

  • le budget des frais généraux ;

  • le budget informatique, de la téléphonie et des réseaux ;

  • les impôts et taxes hors taxes sur salaires (comptes 63) ;

  • la main-d’œuvre indirecte avec les effectifs détaillés ;

  • les frais financiers, les dividendes, etc.

Budget
Enfin, tous les services fonctionnels comme les business units préparent leur propre budget de fonctionnement :
Entreprise

  • direction générale ;

  • communication et marketing ;

  • ressources humaines ;

  • services financiers (comptabilité, gestion, trésorerie) ;

  • DSI ;

  • administration des ventes ;

  • direction commerciale ;

  • services de la supply chain ;

  • encadrement de production ;

  • QHSE ;

  • etc.

Et l’exercice budgétaire se termine par le résultat financier, l’intéressement et la participation le cas échéant, ainsi que l’impôt société.

3 - Comment optimiser la construction et l’exploitation du budget grâce aux bons outils ?

Que vous soyez DAF à temps partagé ou expert-comptable, vous connaissez l’ampleur d’un tel processus budgétaire. Il va de soi que vous cherchez à rentabiliser au mieux vos ressources et le temps investi. En outre, vous souhaitez faciliter le contrôle budgétaire qui suit la création des budgets. Enfin, vous devez renouveler l’exercice pour de multiples entreprises.

3.1 - Le budget prévisionnel, par définition, doit conduire à un contrôle budgétaire

L’exercice prévisionnel constitue une réelle perte de temps et d’argent si les tableaux de synthèse sont rangés méthodiquement dans un tiroir et n’en ressortent jamais. Le budget est un outil pour analyser et pour anticiper. Il facilite le contrôle et accroît la visibilité des dirigeants sur la marche des affaires. Encore faut-il s’équiper des bons outils pour réaliser simplement ce suivi budgétaire l’année suivante !

3.2 - La pertinence du budget dépend de sa cohérence avec le découpage analytique de l’entreprise

La création du prévisionnel doit idéalement intégrer ce contrôle budgétaire futur. Ainsi, vous vous assurez que la conception et le découpage retenus au budget présentent une réelle utilité managériale. Vous vérifiez que les objectifs d’activité incorporés au budget sont SMART et notamment mesurables.

Vous déroulez vos budgets en suivant les schémas analytiques de l’entreprise, par centre de coût et par business unit. Ainsi, vous pouvez aisément charger le prévisionnel dans un outil qui réalise la comparaison avec le résultat analytique de N+1. Pensez pour les mêmes raisons à mensualiser vos budgets plutôt nativement et pas à la fin du processus.

3.3 - Les outils du type BI finance facilitent l’exploitation des budgets

Bâtir un budget prévisionnel de PME ne s’improvise généralement pas avec un modèle Excel gratuit à télécharger. Les professionnels de la finance d’entreprise, DAF comme experts-comptables, ont tout à gagner à adopter la business intelligence, y compris pour les prévisions d’exploitation ou de trésorerie. En effet, ce type d’outil BI orienté finance propose souvent une batterie de fonctionnalités autour du pilotage financier.

À côté du logiciel de production du cabinet d’expertise comptable par exemple, une solution de business intelligence complète parfaitement les besoins pour les missions de conseil en gestion.

3.4 - Finthesis, une plateforme spécialement conçue pour la gestion financière et budgétaire des PME et TPE

Notre plateforme Finthesis est justement une solution de business intelligence spécialement conçue pour le monde de la finance.

3.4.1 - Finthesis et le processus budgétaire

Nous proposons plusieurs fonctionnalités autour du budget et des prévisions :
Finthesis
Avantage Finhtesis

3.4.2 - Les avantages de Finthesis : un outil BI tout-en-un pour les financiers d’entreprise et les experts-comptables

En adoptant Finthesis, les financiers disposent de l’ensemble des fonctionnalités nécessaires pour accompagner les entreprises dans le pilotage économique. Ainsi, en tant que business partner, une fois la comptabilité établie chaque mois, ils peuvent avec cette solution BI :

  • actualiser les données comptables de chaque client, notamment grâce à l'intégration par API avec de nombreux logiciels du marché ;

  • automatiser les reportings financiers et proposer des tableaux de bord pertinents grâce à la datavisualisation ;

  • personnaliser les suivis de gestion de chaque entreprise, selon son secteur d’activité, ses besoins d’indicateurs ou de consolidation de plusieurs entités ;

  • réaliser l’ensemble des actions liées aux prévisions comme évoqué précédemment.

Développer les prestations autour des prévisions : un projet pour mieux exploiter les données financières

La business intelligence telle que nous la concevons chez Finthesis aborde toutes les problématiques de gestion financière et économique que côtoient les experts, DAF externes comme cabinets comptables. Avec notre plateforme, il devient simple de construire le budget prévisionnel annuel, tout comme un business plan global, puis de les comparer ensuite à la comptabilité réelle. Pour mieux vous rendre compte des avantages opérationnels que représente notre solution pour vos activités, inscrivez-vous pour un essai gratuit.

Vos analyses en quelques secondes !

Essai gratuit de 30 jours.

Lancer l'essai
plateforme Finthesis

Ces articles devraient vous intéresser

Comment construire un tableau de bord comptable percutant ?

Comment construire un tableau de bord comptable percutant ?16 mars 2023Lire l'article

Comment construire un tableau de bord comptable percutant ?

Reporting financier : les 5 avantages rapides d’une automatisation

Expert-comptable ou DAF externalisé, vous avez tout à gagner à automatiser le reporting financier des clients. Découvrez les 5 avantages à la clé.10 mai 2023Lire l'article

Reporting financier : les 5 avantages rapides d’une automatisation

Comment faire une analyse sectorielle et dans quel but ?

Voici pourquoi une analyse sectorielle présente un réel intérêt dans le cadre d’une réflexion stratégique et comment s’organiser pour la réaliser.06 novembre 2023Lire l'article

Comment faire une analyse sectorielle et dans quel but ?