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Comment organiser et exploiter au mieux la comptabilité analytique de gestion d’une entreprise ?

L’analyse de gestion démarre une fois la situation comptable mensuelle établie. Elle suppose de disposer d’informations analytiques fiables et pertinentes afin d’exploiter au maximum la data. Les DAF à temps partagé comme les experts-comptables ont tout intérêt à déployer avec méthode la comptabilité analytique de gestion de leurs différents clients. C’est un préalable à une utilisation pertinente et efficace, à condition de s’équiper aussi des bons outils. Voici nos recommandations en la matière.
Analytique

1- La comptabilité analytique de gestion, une opportunité d’améliorer l’accompagnement financier des entreprises

Les professionnels de la finance d’entreprise continuent de s’investir après la détermination des résultats comptables annuels comme mensuels. Avec le conseil, la phase d’analyse constitue même la partie noble de la mission de l’expert-comptable ou du DAF externalisé. Ils ont besoin d’informations plus fines que la comptabilité générale pour éclairer les dirigeants sur leur activité et les aider à prendre des décisions.

1.1 - La comptabilité de gestion améliore la lecture de la performance de l’entreprise, de ses activités et de ses coûts

La comptabilité analytique consiste en la répartition de chaque compte général en plusieurs centres de coûts. C’est une manière de disposer d‘informations par centre de responsabilité, de suivre l’évolution des coûts et de les comparer aux objectifs. Ce processus permet aussi de corriger ou d‘établir les tarifs de vente en fonction des coûts variables ou complets ainsi que des marges dégagées.

Prenons l’exemple d’un atelier de production. En comptabilité générale, les charges de personnel concernent à la fois des coûts directs et indirects. En les éclatant pour chaque phase du processus de fabrication dans plusieurs centres de coût, vous pouvez ensuite calculer les prix de revient unitaires des produits par exemple.

Pour une entreprise qui présente plusieurs activités, la comptabilité analytique de gestion permet avec cette méthode de connaître la contribution de chaque secteur ou business unit au résultat global.
Performance
Budget

1.2 - La comptabilité analytique permet un meilleur contrôle budgétaire

L’autre utilisation majeure de la comptabilité analytique concerne le suivi du budget prévisionnel. La construction budgétaire du compte de résultat se base idéalement sur l’organisation de la comptabilité analytique, par centre de coût ou de profit. En effet, ce sont autant de centres de responsabilité spécifiques et pilotés par des managers.

Restons sur l’exemple de la main-d'œuvre directe (MOD). Une entreprise comporte un atelier réception, trois ateliers pour la production, une zone de préparation de commandes et d’expédition, soit 5 centres de coûts pour la MOD. Chacun dispose d’un manager aux ressources et objectifs propres, notamment en matière de productivité.

Le budget comporte un chiffrage pour chacun de ces centres de coûts variables. La comptabilité analytique en (N+1) comparée au budget facilite la surveillance des objectifs ainsi que le management des 5 équipes. L’analytique rend plus fine l’analyse de la performance. C’est une aide à la prise de décision. Par exemple, l’entreprise peut modifier les prix de vente d’un produit pour une étape de production dont le coût dépasse le standard fixé initialement.

2 - Comment construire le plan analytique d’une entreprise et pourquoi ?

Pour maximiser la pertinence de la comptabilité analytique ou de gestion, les méthodes de découpage sont à définir correctement dès le début. Un processus d’imputation analytique mal conçu ou sans efficacité conduit par définition à de la démotivation, à commencer par les comptables en charge des écritures analytiques.

2.1 - Associer les dirigeants et les opérationnels de l’entreprise au processus analytique

Un plan de comptes analytique ne se construit pas seul dans un bureau. La première étape consiste à bien comprendre et connaître les process de la société, son activité et ses besoins d’analyse. C’est donc une réflexion plus opérationnelle que financière. Elle se mène avec les dirigeants de l’entreprise au minimum. Prenez le temps d’étudier aussi la gamme de produits ainsi que les méthodes de leur élaboration. Ainsi, vous faites coller le plan comptable analytique aux besoins de pilotage des coûts de revient, qu’il s’agisse de dépenses indirectes ou directes.
Dirigeant
Méthode

2.2 - Une méthode logique : penser à l’utilisation et à la disponibilité des informations analytiques dès leur mise en place

Veillez à toujours retenir des axes analytiques et des centres de coûts qui apportent quelque chose au processus de décision. Assurez-vous de la disponibilité de l’information nécessaire pour réaliser les imputations ou les répartitions analytiques.

Soignez aussi les codes analytiques à utiliser. Vous simplifiez le travail des personnes qui décident des imputations, par exemple pour les factures fournisseurs. Fixez tout de suite les règles de répartition de certaines charges indirectes, en fonction de clés (volumes de produits, heures travaillées, etc.).

2.3 - Vérifier la facilité d’alimentation future des centres de coûts et de profits

Opter pour une comptabilité analytique très riche sur le papier et qui exige trop de ressources ou de temps pour les imputations s’avère contre-productif. C’est le risque de disposer d’une information financière peu pertinente. En effet, les opérationnels peuvent alors valider les factures avec une imputation approximative. Le découpage analytique idéal s'avère donc un compromis entre un schéma parfait et un schéma pratique.
Couts

3 - Savoir exploiter au maximum la comptabilité analytique et de gestion de multiples entreprises

L’utilisation optimale des informations issues de la comptabilité analytique dépend à la fois du processus comptable et des outils d’analyse, une fois la comptabilité établie.

3.1 - Quels outils privilégier pour alimenter les champs analytiques définis ?

Désormais, les applications de pré-comptabilisation permettent d’automatiser les saisies de factures grâce aux technologies comme l’océrisation et le machine learning, une technique d’IA. Plus le logiciel avance dans la connaissance des schémas comptables et analytiques, plus les imputations automatiques deviennent fiables.

C’est une manière de simplifier le travail comptable y compris pour l’analytique. La mise en place d’une comptabilité de gestion consiste alors surtout à définir les schémas d’écritures analytiques. C'est le cas pour chaque type de dépenses, mais aussi pour l’interface de la paie en comptabilité par exemple.
Analytique Finthesis

3.2 - Comment analyser les données de la comptabilité de gestion pour chaque client ?

DAF externalisé comme expert-comptable, vous traitez les données et coûts analytiques de nombreuses entreprises. Avec une solution de business intelligence, vous optimisez le processus. En outre, vous bénéficiez de fonctionnalités complémentaires pour vos suivis de gestion et votre communication financière.

3.2.1 - La Business Intelligence (BI), un outil qui facilite l’exploitation de la data et l’automatisation des reportings financiers

La BI adaptée aux métiers de la finance d’entreprise simplifie la collecte des données en comptabilité, leur analyse et leur restitution sous forme de tableaux de bord d’activité ou de reportings financiers. La technique de la datavisualisation offre des visuels efficaces et rapides à mettre en place en quelques clics.

La business intelligence rend simple le calcul d‘indicateurs clés, comme les coûts unitaires qui servent à déterminer le prix de vente d’un produit ou d’un service. Automatiser le reporting financier avec cette méthode comporte de nombreux avantages, notamment en présence d’une comptabilité analytique.

3.2.2 - Finthesis, une solution BI orientée finance, conçue pour les cabinets d’expertise comptable et les DAF

Finthesis est une plateforme de BI spécialisée pour la finance. Créée pour les DAF et experts-comptables, c’est une solution complète. Elle propose le calcul et l’analyse de la performance économique, mais elle aide aussi pour de nombreuses autres missions. Voici quelques actions réalisables sur Finthesis en plus du traitement analytique :

  • états de synthèse dynamiques ;

  • prévision budgétaire d’activité et budget de trésorerie ;

  • construction d’un business plan ;

  • consolidation des données de plusieurs entreprises, etc.

Notre solution BI pour la comptabilité se prend aisément en main. Les équipes se l’approprient rapidement, y compris pour déployer une méthode analytique. Ils interagissent dans l'application avec les clients en mode collaboratif.

La comptabilité de gestion est une vraie mine d’information à condition de soigner sa mise en place et d’utiliser les bons outils pour l’exploiter. Nous apportons notre contribution à ce processus avec Finthesis. Avec le temps gagné, vous vous consacrez à l’analyse des résultats. Vous améliorez la communication avec chaque client, ce qui conduit à de meilleures prises de décision des dirigeants. Envie de découvrir Finthesis ? Pourquoi ne pas réaliser un essai gratuit en ligne ?

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