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Comment construire un comparatif entre le budget et le réalisé ?

Le comparatif entre le budget et le réalisé est un classique des reportings financiers.
Comment réaliser ce comparatif simplement sur Finthesis ?
On vous explique tout cela ci-dessous.

Étape 1 : Construisez votre budget

Finthesis vous donne la possibilité de construire et de suivre vos budgets directement sur la plateforme. Pour ce faire vous disposez des 2 méthodes ci-dessous :

1ère méthode : construction d'un budget à partir des catégories

La première méthode consiste à contruire votre budget sur la base des catégories. Autrement dit, vous allez pouvoir repartir d'un résultat historique et construire des prévisions sur les grands agrégats (chiffre d'affaires, achats de matières premières et fournitures, frais de personnel, etc.).

Pour ce faire, il faut vous rendre dans la section "Résultat prévisionnel" au sein de votre projet et cliquer sur le bouton "Nouvelle colonne de prévisionnel" :

Vous aurez ensuite plusieurs options à renseigner vous permettant de :

Définir la méthode de construction du budget : au niveau des catégories ou des comptes comptables

Définir la date de début et date de fin de votre budget

Donner un nom à votre colonne de budget

Copier les données à partir d'un exercice existant

Dans notre cas, nous allons commencer par construire un budget au niveau des catégories. Une fois la colonne ajoutée, celle-ci reprendra les données de l'exercice qui a été choisi comme référence (l'exercice 2022 dans le cas ci-dessus).

Toutefois, en cliquant sur les petites roues crantées en haut à droite de chaque cellule, vous pourrez modifier ces montants.

Plusieurs fonctions d'aides à la saisie sont disponibles pour configurer vos budgets, parmi lesquelles :

Appliquer un % d'évolution par rapport à l'exercice pris comme référence : par exemple, +10% par rapport à N-1

Copier une ligne excel existante : si vous suivez par exemple l'évolution de votre chiffre d'affaires sur un fichier à part

Définir les montants prévisionnels en % d'une autre ligne : en prenant par exemple comme règle que vos achats doivent représenter 20% de votre chiffre d'affaires

Si vos catégories ne vous paraissent pas assez détaillées, vous pouvez créer des catégories supplémentaires en vous rendant dans la partie "Affectation des comptes".

Pour plus de renseignements à ce sujet, rendez-vous dans notre tutoriel dédié : Modifier l'affectation des comptes

Il est également possible d'importer un budget Excel sur Finthesis. Pour cela, veuillez vous référer à notre article sur le sujet dans notre FAQ

2ème méthode : construction d'un budget à partir des comptes comptables

Nous avons vu la méthode de construction des budgets à partir des catégories, mais il est tout à fait possible de construire un budget en repartant des comptes comptables.

Pour cela, il faut suivre la même procédure que celle décrite ci-dessus mais, au moment de la création de la colonne de prévisionnel, sélectionner "Au niveau des comptes comptables" au lieu de "Au niveau des catégories".

Les fonctionnalités de remplissage des montants prévisionnels seront ensuite les mêmes que celles évoquées lors de la 1ère méthode, mais les modifications se feront au niveau de chaque compte comptable.

Vous pouvez bien sûr préparer des budgets sur une ou plusieurs années (par exemple dans le cadre de la réalisation de business plan sur 3 ou 5 ans).

Étape 2 : Comparez votre budget au réalisé

Une fois votre budget créé, vous allez pouvoir le comparer au réalisé tout au long de l'année. Pour cela, vous disposez de 2 solutions : passer par notre module Reporting automatique ou bien créer vous même votre comparatif dans la section 'Résultat prévisionnel'.

1ère option : à partir de l'onglet "Reporting"

Une fois votre budget finalisé, vous n'aurez plus qu'à vous rendre dans l'onglet Reporting pour consulter le comparatif par rapport au réalisé.

Le fonctionnement du Reporting automatique est le suivant :

Sélectionnez un mois pivot (dans notre cas : Mars 2023)

Un comparatif est fait automatiquement en mensuel par rapport à N-1 (Mars 2022) et au budget que vous avez défini dans l'onglet Résulat prévisionnel

Le même comparatif est fait en cumulé à date (soit de Janvier à Mars 2023 dans notre cas) en comparaison de N-1 et du budget

2ème option : à partir de l'onglet "Résultat prévisionnel"

Une autre option consiste à rester dans l'onglet 'Résultat prévisionnel' et à créer vous-même vos colonnes de comparatif. Cette option nécessite une configuration préalable mais vous permet de réaliser les comparatifs sur les périodes précises que vous souhaitez.

Vous pouvez ainsi passer par la fonctionnalité "+ Colonne" qui vous permettra de construire les différentes colonnes suivantes :

Colonne de budget : pour créer une nouvelle version de budget (nouvel exercice ou scénarios alternatifs)

Colonne d'atterrissage : pour prendre en compte les mois réalisés dans le budget

Colonne personnalisée : pour créer des colonnes sur des périodes spécifiques (semestre, trimestre, etc.) aussi bien au niveau du budget que du réel

Colonne de variation : pour créer une colonne de variation entre une colonne de budget et une colonne de réalisé

Suite à la création de ces colonnes, vous pouvez en modifier la position en cliquant sur l'option "Réordonner les colonnes".

Étape 3 : Mettez à jour vos données

Enfin, pour suivre votre comparatif au mois le mois, vous allez devoir mettre à jour vos différents jeux de données.

Mettez à jour le réalisé

La mise à jour des informations historiques se fait très simplement en important un nouveau FEC ou bien en mettant à jour la connexion API avec votre outil comptable. Si une nouvelle période est importée, celle-ci sera prise en compte automatiquement dans le Reporting et pourra être utilisée dans vos comparatifs.

Sur le sujet de l'import des données réelles, veuillez consulter le tutoriel suivant : Import de FEC sur la plateforme

Actualisez vos budgets

Vos budgets peuvent également être actualisés au cours de l'année en cas de nouvelles hypothèses ou bien d'informations complémentaires en votre possession.

Pour mettre à jour un budget, vous pouvez simplement passer par les roues crantées en haut à droite des montants qui vous permettront de modifier les chiffres.

Vous pouvez également construire des atterrissages qui prendront en compte les données réelles.

Calculez des atterrissages

Lors de la création d'une nouvelle colonne dans la partie "Résultat prévisionnel", vous pouvez choisir l'option "Atterrissage" (il faut pour cela qu'un budget ait été créé au préalable).

La colonne d'atterrissage va vous permettre de sélectionner la période du réalisé à retenir (dans le cas ci-dessous de janvier à mars 2023) et la période budgétée à retenir (dans notre cas d'avril à décembre 2023).

Une nouvelle colonne sera alors créée en reprenant cette combinaire du réel et du prévisionnel. Ces périodes peuvent être changées à tout moment en utilisant la roue crantée située en haut à droite du libellé de la colonne d'atterrisage.

Vous avez des questions complémentaires à ce sujet ? N'hésitez pas à nous contacter

Un outil BI en finance comme Finthesis va justement vous permettre de construire et de suivre votre comparatif par rapport au budget de manière automatique tous les mois et de réagir vite si des actions correctrices s'imposent.

Vous souhaitez faire un test et construire votre premier budget ? Profitez de la période d'essai de 30 jours sur Finthesis en cliquant sur le lien ci-dessous :