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Comment bâtir le meilleur reporting RH pour une entreprise ?

La Business Intelligence n’est pas réservée à la finance dans l’entreprise. Les données sociales aussi méritent une mise en lumière et une exploitation optimale. C’est tout l’objet d’un bon reporting RH. Ce type de tableau de bord spécialisé autour des ressources humaines demande de suivre une méthode de construction par étape avec les bons outils. Découvrez l’approche que nous proposons aux experts-comptables ainsi qu’aux DAF ou DRH à temps partagé.
Reporting

1 - Reporting RH ou tableau de bord : définition

Qu’on l’appelle reporting RH, reporting social, tableau de bord social ou RH, ce type de document présente la même utilité dans toute entreprise. Pour autant, il peut s’adresser à des publics différents et faire l’objet d’adaptations dans son contenu, en matière d’indicateurs clés.

1.1 - C’est quoi un tableau de bord RH et sur quelles données repose-t-il ?

Le reporting ou tableau de bord RH fait partie de l’ensemble des rapports périodiques d’une entreprise. Établi et mis à jour régulièrement avec l’aide de la business intelligence, il apporte un éclairage synthétique et pertinent sur les données sociales afin de faciliter les prises de décision. Assorti d’indicateurs sociaux clés, de comparatifs avec les périodes précédentes ou avec le budget, le reporting social comporte des tableaux succincts et des graphiques. Il utilise la technique de la datavisualisation afin d’intéresser le lecteur et d’attirer son œil sur les points cruciaux.

Les données sociales exploitées dans un tel tableau de bord proviennent généralement de la paie et de la DSN, ainsi que de la comptabilité. Parfois, la data issue de logiciels de gestion des heures ou d’ordres de fabrication s’y ajoute, par exemple pour des sites de production.
Tableau de bord
Destinataires

1.2 - Quels sont les destinataires classiques des indicateurs sociaux dans une entreprise ?

Dans une toute petite structure, le tableau de bord social établi par le cabinet d’expertise comptable ou le DAF externalisé s’adresse plutôt exclusivement au chef d’entreprise. Il occupe en quelque sorte lui-même aussi la fonction de DRH.
Pour une PME, voire une TPE de plus de 11 salariés, c’est différent. Quelle que soit l’organisation RH, ce type de reporting se destine alors :

  • aux dirigeants ;

  • au responsable des ressources humaines salarié ou à temps partagé ainsi qu’au SIRH ;

  • pour la part qui les concerne, aux responsables de services ;

  • au comité économique et social (CSE) pour les entreprises de plus de 11 salariés ;

  • à la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) de l’entreprise, obligatoire pour les sociétés d’au moins 50 salariés.

2 - Comment intéresser les dirigeants au reporting RH ?

Un rapport de ce type poursuit les mêmes objectifs et présente des avantages communs à toutes les entreprises. Toutefois, l’important, comme pour tout reporting, c’est d’être lu et donc d’apporter la bonne information, utile à chaque destinataire. En tant qu’expert-comptable ou DAF externe, c’est votre responsabilité de coller aux besoins des clients et aussi de leur expliquer l’intérêt d’un tel tableau de bord. Voici des arguments à mettre en avant.

2.1 - Expliquer les objectifs que poursuit un reporting RH dans une entreprise

À quoi sert concrètement un reporting social dans une TPE ou PME ? Voici l’utilisation pratique pour les dirigeants, les responsables de service ou managers :

  • analyse de données sociales en vue de décisions ;

  • suivi de la masse salariale, de sa composition et de son évolution ;

  • mesure de l’atteinte ou pas d’objectifs, par exemple prévus au budget ;

  • calcul des performances, notamment sur le plan de la productivité et des coûts (taux horaire) ;

  • mesure du climat social (turnover et taux d’absentéisme) ;

  • évaluation des compétences, gestion du plan de formation et des talents ;

  • suivi des effectifs et de leur composition ;

  • avancement d’un plan de recrutement, etc.

2.2 - Expliquer les avantages d’un tableau de bord RH pour le pilotage d’une activité économique

Insistez auprès de vos interlocuteurs et clients sur les atouts du reporting RH. La mise en place d’un rapport formalisé et structuré pour les informations de la sphère sociale apporte :

  • un gain de temps dans l’analyse par son aspect synthétique ;

  • un focus sur les données essentielles ;

  • des faits chiffrés vérifiés et cadrés avec la paie et/ou la comptabilité ;

  • une aide pour le management par objectifs, le suivi des dépenses et le respect des budgets fixés.

3 - Quels indicateurs RH comporte un tableau de bord social ?

Entrons dans le détail du contenu de la plupart des tableaux de bord RH. Nous avons classé les KPI pour les ressources humaines en trois catégories.

3.1 - Les KPI RH pour mesurer la performance économique et la productivité

Les données sociales issues de la paie, de la comptabilité comme d’un logiciel de gestion des heures apportent une information périodique utile au pilotage de la performance. Ainsi, le tableau de bord peut comprendre des indicateurs sociaux comme :

  • La répartition de la masse salariale par service, par site de production ou par centre de coût analytique. Le reporting RH peut aussi montrer par un graphique son évolution mensuelle et sa comparaison avec le budget.

  • Le suivi des productivités pour un atelier, une usine, etc. en rapprochant les heures travaillées des quantités fabriquées.

  • Le coût du travail, dont les taux horaires par entité de production, voire par atelier.

KPI
RH

3.2 - Les indicateurs RH pour évaluer la santé, la sécurité au travail et le climat social

D’autres données sociales permettent le pilotage du bien-être au travail et du climat social. Les indicateurs appropriés servent alors à identifier des alertes ou ratios anormaux. Ce sont des signes de dysfonctionnements pour lesquels un plan d’action et des décisions s’imposent.
Les ressources humaines en particulier ont besoin de suivre des indicateurs comme :

  • le taux de réussite des périodes d’essai ou le taux de leur renouvellement ;

  • le turnover moyen de l’entreprise et son évolution dans le temps ;

  • la répartition des départs d’employés par motif ;

  • le taux d’absentéisme et les motifs d’absence ;

  • l’ancienneté moyenne ;

  • le nombre moyen de jours d’arrêt maladie ;

  • le nombre d’accidents du travail par mois ;

  • la quantité de maladies professionnelles ;

  • le suivi de l’indicateur d’égalité femmes-hommes (rémunération et augmentation moyennes, écarts dans les promotions et les augmentations salariales).

3.3 - Les KPI pour piloter les ressources humaines et les carrières

Le responsable RH comme les dirigeants de l’entreprise cherchent aussi à gérer les compétences, les recrutements, l’onboarding de nouveaux collaborateurs, les plans de formation, etc. Un tableau de bord social peut également comporter des indicateurs spécifiques sur ces points.
Par exemple, en fonction de la maturité du SIRH de l’entreprise, vous pouvez y insérer :

  • la pyramide des âges des employés ;

  • la répartition des salariés par tranche d’âge et l’âge moyen ;

  • le suivi de l’avancement des entretiens annuels dans l’entreprise, issu d’un logiciel du type GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) ;

  • la consommation du plan annuel de formation (en cumul fin de mois) ;

  • le délai de recrutement entre la parution de l’offre d’emploi et la signature du contrat de travail ;

  • le nombre de candidats par poste à pourvoir ;

  • le nombre de postes vacants dans l’entreprise.

KPI RH

4 - Comment bâtir et actualiser le reporting social optimal pour vos clients ?

Quel que soit le destinataire du tableau de bord, vu la quantité de données et la diversité des sources d’information à exploiter périodiquement, mieux vaut s’organiser pour l’automatiser. Avant sa mise en place, commencez par identifier ce que le lecteur du reporting souhaite. Rien ne sert d’inclure sur plusieurs feuilles A4 tous les indicateurs sociaux cités dans la partie précédente. Adaptez à chaque public cible, quitte à créer plusieurs rapports.

4.1 - Analyser les besoins des dirigeants ou de vos interlocuteurs dans l’entreprise afin d’adapter les indicateurs RH

Avant de vous lancer dans la construction d’un tableau de bord RH, passez en revue avec vos clients la définition et l’utilité des indicateurs envisageables. Identifiez à quoi va servir chaque tableau, graphique ou ratio. Sélectionnez les plus adaptés au besoin exprimé. Vérifiez aussi comment le processus peut s’organiser, donc la disponibilité des données à traiter, sous quelle forme et avec quelle périodicité.

4.2 - S’équiper des bons outils de reporting RH

Une fois l’analyse effectuée, intéressez-vous aux solutions et logiciels qui facilitent la construction et la mise à jour périodique de vos tableaux de bord. Pour un cabinet d’expertise comptable comme pour un DAF à temps partagé, mieux vaut opter pour un outil BI, tant pour la collecte, la mise en forme que la diffusion des tableaux de bord. Vous travaillez pour de multiples entreprises, donc l’automatisation est essentielle.

La BI pour expertise comptable ne traite pas que les informations en vue du reporting financier. Ainsi, notre plateforme Finthesis propose de nombreuses fonctionnalités autour de la data, dont l’élaboration du reporting social.
Reporting RH

4.3 - Analyser, diffuser, tester et améliorer le tableau de bord

Une fois les indicateurs RH établis, mettez à jour chaque tableau de bord, dès que les informations sont disponibles. Plus les données sont fraîches, plus les lecteurs s’y intéressent. Pensez aussi à enrichir l’analyse avec quelques commentaires judicieux et utiles pour vos clients.

Organisez la diffusion aux personnes prévues et sous le format défini : envoi d’un PDF par mail, accès direct en lecture sur l’outil BI, etc. Prenez le temps les premiers mois de recueillir les avis et retours des clients. Réajustez chaque tableau de bord social pour le maximum de pertinence.

4.4 - Associer les collaborateurs du cabinet aux nouvelles missions de reporting RH

Vos collaborateurs bénéficient avec ce type de logiciel BI, d’outils modernes, en mode cloud et qui exploitent les nouvelles technologies. Automatisation, connexion par API, IA pour générer les premiers commentaires des indicateurs, voilà des processus qui aident à attirer les talents dans votre cabinet comptable.

5 - Tableau de bord social : fonctionnalités et indicateurs de la solution Finthesis

Le nouveau module Finthesis spécial ressources humaines vient de sortir ! C’est un excellent moyen d’élargir votre champ d’intervention auprès des entreprises et de proposer des missions complémentaires.

5.1 - Un outil BI évolutif pour vos reportings RH

Cette première version apporte plusieurs fonctionnalités de reporting social. Notre solution BI évolue chaque jour. Nous complétons ce module régulièrement, afin de prendre en compte les avis et remarques de la communauté d’utilisateurs Finthesis sur Slack. Ainsi, nous venons d’inclure récemment :

  • la gestion multi-établissements ;

  • la conversion du temps de travail en heures pour les personnes en forfait jour ;

  • plus de formats possibles pour l’intégration des DSN.

5.2 - Les indicateurs clés proposés à ce jour

À date, voici des indicateurs RH que vous pouvez inclure dans les reportings sociaux élaborés avec Finthesis :

  • nombre d’employés ;

  • rémunération moyenne ;

  • répartition des salariés par tranche d'ancienneté ;

  • rémunération par tranche d'ancienneté ;

  • répartition des effectifs hommes/femmes ;

  • pyramide des âges hommes/femmes ;

  • évolution du nombre d'heures mensuel (y compris les heures supplémentaires) ;

  • tableau des effectifs avec le détail du poste, le type de contrat, le salaire brut, les charges sociales patronales et le coût total employeur.

Exemple de visuel pour les effectifs :
Pyramide des âges

5.3 - Les modalités de diffusion du reporting RH Finthesis

En plus du mode présentation à l’écran, Finthesis vous propose plusieurs formats pour la diffusion du reporting RH : document PDF, CSV, Excel, Word, PowerPoint.
RH

La BI, un outil pour automatiser, analyser et diffuser des indicateurs clés aussi en RH

L’exploitation de la data au-delà des données financières classiques complète judicieusement ce que les DAF et experts-comptables peuvent proposer à leurs clients. Tant qu’à établir la paie et la DSN, pourquoi ne pas prolonger la mission par du suivi de gestion et d'indicateurs ? Avec des outils comme Finthesis, vous ajoutez très simplement une brique à l’édifice. Vous élargissez l’accompagnement des entreprises. Vous devenez incontournable. Pour imaginer les premières applications concrètes dans votre organisation, découvrez les fonctionnalités de reporting social de notre plateforme et de son module DSN. Accédez ensuite à un essai gratuit.

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