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Les outils indispensables d’un cabinet d’expertise comptable en 2024

Gérer un cabinet d'expertise comptable en 2023 devient un véritable casse-tête.
Les avancées technologiques ont élargi l'éventail des outils disponibles pour un expert-comptable, offrant des opportunités uniques d'efficacité et d'engagement client. Examinons en profondeur l'importance des logiciels pour l'expertise comptable.
logiciel

Numérisation, archivage et océrisation des documents

L'ère de la gestion papier est révolue. Dans un monde en rapide digitalisation, un cabinet d'expertise comptable ne peut se permettre d'être en retard. L'océrisation, qui était autrefois considérée comme un luxe, est devenue une nécessité. Les avantages sont multiples :

Réduction des erreurs

La saisie manuelle, avec son taux d'erreur inhérent, peut coûter cher en temps et en argent. L'océrisation réduit considérablement ces erreurs, garantissant une exactitude accrue.

Accès rapide

Un document numérique peut être récupéré en quelques secondes. Plus besoin de parcourir des piles de papiers ou des classeurs. Cette efficacité signifie un service plus rapide pour les clients et une meilleure traçabilité de l’information.

Gain de place et sauvegarde

L'espace de bureau est précieux. Avec la numérisation, les cabinets peuvent libérer de l'espace, autrefois occupé par des classeurs et des dossiers, pour d'autres nécessités opérationnelles. Le fait de ne pas traiter avec des documents physiques permet également d’éviter un grand nombre de déconvenues (perte de document, altération, etc.)
Document

Dématérialisation des notes de frais et dépenses professionnelles

La gestion des notes de frais était autrefois une tâche longue et laborieuse. Mais avec la dématérialisation, cette activité a été révolutionnée :
Dépenses

Transparence

La soumission numérique des justificatifs permet une traçabilité claire. Les entreprises peuvent suivre en temps réel les dépenses engagées, garantissant ainsi une meilleure gestion budgétaire.

Efficacité opérationnelle

Que ce soit pour les salariés ou les dirigeants, avoir un système de gestion des notes de frais digitalisé permet d’aller plus vite dans le circuit de validation et d’accroître de manière significative l’efficacité opérationnelle en interne.

Réduction des fraudes

Avec la dématérialisation, les risques de fraude sont considérablement réduits. Les systèmes modernes peuvent automatiquement détecter des anomalies ou des irrégularités.

Logiciel de comptabilité et déclarations fiscales

Les logiciels modernes ont transformé la manière dont les cabinets opèrent. Ils offrent :

Centralisation des données

Au lieu de jongler avec plusieurs systèmes ou feuilles de calcul, tout est regroupé en un seul endroit, facilitant ainsi la gestion et la prise de décision.

Cela permet d’éliminer les frictions dans les processus internes, limite fortement la possibilité d’erreur et permet de faire gagner un temps précieux à l’heure où les marges des cabinets d’expertise comptable baissent considérablement.

Automatisation

De nombreuses tâches, telles que les rapprochements bancaires, le traitement des factures ou encore les calculs de TVA peuvent être automatisées, libérant du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée.

Avec l’arrivée de la facturation électronique et l’automatisation certaine des tâches à faible valeur ajoutée, c’est le moment pour les experts-comptables d’anticiper ce changement organisationnel et de proposer dès maintenant de nouvelles missions aux clients pour assurer une transition sereine.

Facturation et gestion de trésorerie

La trésorerie est vitale pour toute entreprise. Avoir une vision claire de ses finances est crucial. Les logiciels de gestion de trésorerie permettent :

Prévisions plus précises

En analysant les données passées et présentes, ces outils peuvent aider à prévoir les besoins futurs en trésorerie, garantissant ainsi une meilleure planification financière.

Des solutions permettent également de suivre et de prévoir la trésorerie annuelle, mensuelle et même journalière. Ce type d’outil assure un pilotage plus fin de l’activité.

Alertes

Les alertes automatiques peuvent prévenir d'éventuelles insuffisances de trésorerie, actuelles ou à venir, ou bien soulever d'autres problèmes financiers.
La mauvaise gestion de trésorerie représente une des causes principales de la cessation d’activité. Avoir un outil qui alerte au bon moment le dirigeant peut lui permettre de prendre la ou les décisions qui s’imposent.
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CRM et gestion de la relation client

Personnalisation

Avec un accès facile aux données client, les cabinets peuvent offrir un service plus personnalisé, permettant de renforcer la fidélité.

Opportunités de vente

Un CRM peut aider à identifier de nouvelles opportunités commerciales, en mettant en évidence les besoins non satisfaits ou les tendances émergentes.

Axonaut est par exemple un puissant CRM qui permet de suivre et d'analyser les relations avec les clients. Mais ce n’est pas tout. Axonaut est une plateforme tout en un qui propose également des fonctionnalités de devis, facture, gestion des notes de frais et même tenue de la comptabilité.
CRM

Logiciel de paie et de gestion sociale

Dans le contexte complexe des réglementations fiscales et sociales qui ne cessent d'évoluer, la gestion de la paie est un véritable défi. Les avantages des logiciels de paie modernes incluent :
logiciel paie

Mise à jour continue

Les logiciels de paie sont constamment mis à jour pour se conformer aux dernières législations. Cela assure une conformité constante sans avoir à effectuer de recherches laborieuses.

Intégration

La plupart des logiciels s'intègrent facilement avec d'autres outils, permettant un flux de données harmonieux et évitant les doubles saisies.

Automatisation

De la génération des bulletins de salaire à la gestion des cotisations sociales, tout est automatisé, réduisant le risque d'erreurs humaines.

Outil BI pour le reporting et l'analyse financière

L’ère de la data a propulsé les outils de Business Intelligence (BI) au devant de la scène. Ces outils ne sont plus seulement réservés aux grandes entreprises :

Visualisation

Les outils comme Finthesis permettent de traduire des données complexes en graphiques et tableaux compréhensibles, facilitant la prise de décision.
L’avantage de tels outils est l’automatisation de la construction des analyses financières (auparavant faites sur Excel). Cela constitue un gain de temps considérable permettant de se concentrer davantage sur l’analyse et le conseil.

Analyse prédictive

Avec l'IA et le machine learning, ces outils peuvent également anticiper les tendances futures, donnant aux experts-comptables une longueur d'avance.
La construction de budgets, de prévisionnels et de business plan sera grandement facilitée par ces outils et devrait permettre de développer ces missions tout en restant productif.

Personnalisation

Chaque entreprise est unique. Les outils de BI modernes permettent de personnaliser les rapports en fonction des besoins spécifiques de chaque client.
Votre outil de Business Intelligence doit vous permettre :

  • De personnaliser vos analyses en fonction des besoins de vos interlocuteurs

  • D’être interconnecté avec un maximum d’outils comptables

  • D’intégrer des données extra-comptables et des indicateurs métiers de façon souple

Un outil comme Finthesis vous permet d’avoir accès à toutes ces fonctionnalités sans formation préalable.
BI

Gestion du cabinet et GED

Une bonne gestion du cabinet est la clé d'une opération réussie. Cela va bien au-delà de la simple comptabilité :
process

Organisation

Les outils modernes permettent de suivre chaque projet, chaque tâche et chaque deadline, garantissant que rien n'est oublié.
Les contraintes d’organisation des cabinets sont les suivantes :

  • Suivi des temps

  • Rentabilité par dossier

  • Livraison des prestations au bon moment, notamment au regard du calendrier des administrations fiscales.

Un outil de gestion interne doit donc, à minima, permettre de remplir ce cahier des charges.

Sécurité

Dans un monde où les cyberattaques sont monnaie courante, une bonne GED garantit que tous les documents sont stockés en toute sécurité.

Pour cela, il est recommandé dans la mesure du possible de solliciter des prestataires garantissant une sécurité irréprochable des données.

La déontologie des experts-comptables imposant un secret professionnel les oblige à une vigilance accrue concernant la sécurité de leurs données.

Collaboration

Ces outils favorisent la collaboration entre les membres de l'équipe, garantissant une cohésion et une efficacité maximales.

Outils collaboratifs

La collaboration est plus que jamais au cœur des entreprises modernes. C'est encore plus vrai dans un cabinet d'expertise comptable où chaque membre de l'équipe doit être sur la même longueur d'onde :

Communication en temps réel

Les outils collaboratifs modernes permettent une communication instantanée, évitant les retards et les malentendus.

Partage de documents

Plus besoin d'envoyer de multiples versions par email. Tout est centralisé et peut être accessible par tous les membres de l'équipe à tout moment.

Flexibilité

Avec la montée du télétravail, ces outils permettent à l'équipe de collaborer efficacement, quel que soit l'endroit où ils se trouvent.
Collaboration

Pour conclure sur les logiciels en cabinet d’expertise comptable

L'ère numérique a apporté une révolution dans le monde de l'expertise comptable. Les logiciels modernes ne sont pas seulement des outils pour faciliter le travail quotidien, ils sont désormais des partenaires essentiels, offrant des insights, garantissant la conformité et propulsant les cabinets vers de nouveaux sommets d'efficacité.

Adopter ces outils est plus qu'une nécessité. C'est une stratégie pour garantir la croissance, la satisfaction des clients et la pérennité dans un monde en constante évolution.
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