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Adoptez la comptabilité en temps réel en cabinet et embarquez vos clients

Se caler sur la date ultime pour la déclaration de TVA ne fait pas partie des bonnes pratiques pour un cabinet comptable. Parvenir à s’organiser autrement et à convaincre ses clients du bien-fondé d’une comptabilité en temps réel, voilà l’enjeu organisationnel désormais ! Les outils et technologies évoluent vite et rendent la tenue comptable au fil de l’eau enfin possible. Et ce n’est que le début de l'automatisation ! Toute l’exploitation des données en temps réel est réalisable et judicieuse. On vous emmène ?
Compta

1 - Comptabilité en temps réel : définition et avantages

Vous l’avez rêvé depuis des années ? C’est désormais réalisable : automatiser la comptabilité et disposer de données financières au fil de l’eau.

1.1 - Caractéristiques d’une comptabilité automatisée au jour le jour

C’était le cas dans les grandes entreprises équipées d’ERP. C’est désormais possible aussi pour les TPE et PME qui travaillent avec un cabinet d’expertise comptable. Même si les dates butoirs mensuelles continuent d’exister avec la déclaration de TVA, l’établissement de la paie et de la DSN, etc., tenir la comptabilité au fil de l’eau va bien plus loin.

Chaque facture se traite dès son émission ou sa réception, sans attendre. Elle s’intègre dans le logiciel de comptabilité instantanément. L’entrepreneur ne la classe plus dans un dossier qu’il apporte en fin de mois à son cabinet. Ces écritures régulières permettent à l’expert-comptable d’émettre des situations mensuelles rapidement. Certaines données ou indicateurs clés sont même accessibles au jour le jour et à la semaine (comptes de ventes et de trésorerie notamment).
Illustration
Illustration automatisation

1.2 - Les atouts d’une automatisation de la comptabilité en temps réel

Les bénéfices d’un tel fonctionnement comptable sont nombreux, tant pour le cabinet que pour chaque client.

Avec le traitement des données en temps réel, les experts-comptables peuvent :

  • lisser la charge de travail des collaborateurs et réduire le stress des échéances fiscales, en cours d’année comme à la clôture ;

  • modifier la relation avec les clients et améliorer la motivation des équipes (moins de relances et plus d’échanges positifs sur l’activité des entreprises) ;

  • proposer de nouveaux services grâce aux heures gagnées et à l’existence de données en temps réel prêtes pour leur exploitation.

De la même manière, la comptabilité immédiate apporte au chef d’entreprise :

  • un gain de temps dans le traitement administratif des papiers et justificatifs ;

  • une visibilité accrue et plus régulière sur la performance de l’entreprise et son pilotage financier ;

  • une réduction des risques grâce à plus d’anticipation, ce qui permet de disposer de temps pour résoudre les difficultés.

2 - Les leviers organisationnels pour des données en temps réel toute l’année

L’organisation à mettre en place tourne autour de quatre axes majeurs : logiciels et processus, compétences, définition des missions et formation des entrepreneurs.

2.1 - La stack technique du cabinet et les technologies de l’automatisation comptable

Les experts-comptables doivent faire évoluer leur équipement en logiciels afin d’intégrer les nouvelles technologies qui rendent possible la comptabilité au fil de l’eau. Voici les éléments à prévoir :

  • processus de dématérialisation des factures et des notes de frais, même avant l’obligation de facture électronique en 2026 ;

  • gestion électronique des documents (GED) pour les fonctionnalités d’archivage, d’approbation et de consultation en ligne notamment ;

  • logiciel de pré-comptabilisation automatique des écritures (intelligence artificielle) ;

  • automatisation de l’import des données bancaires en comptabilité ;

  • solutions informatiques pour simplifier la révision des dossiers ;

  • outil BI pour la finance comme Finthesis, pour une exploitation des données en quelques clics, avec l’actualisation immédiate des tableaux de bord et KPI.

  • Plateforme d’échange ou chatbot afin de fluidifier la communication avec les clients.

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Team

2.2 - Les ressources humaines et les compétences au sein du cabinet

Face à ces évolutions technologiques, le métier et les compétences s’adaptent. Nous percevons deux axes essentiels dans la réorganisation des ressources humaines.

D’une part, le cabinet procède à une identification des nouvelles compétences à déployer. Data analyst, business analyst, data manager, data protection officer, etc. voilà des métiers qui émergent autour du pilotage de la data.

D’autre part, les professionnels de l’expertise comptable doivent adapter les ressources aux nouveaux besoins, sachant que l’automatisation procure des gains de productivité, donc du temps disponible. Soit, la structure dispose de salariés motivés pour évoluer vers ces nouveaux métiers. Il s’agit alors de les former. Soit, elle doit recruter. L’objectif consiste dans ce cas à attirer les talents dans le cabinet.

2.3 - La refonte des missions comptables et l’apparition de nouveaux services

Même sans parler de spécialisation dans certains secteurs ou types de missions, la comptabilité en temps réel engendre une refonte des services offerts autour du chiffre. Le fait de disposer de données fraîches en permanence permet en effet de proposer des restitutions et des accès aux entreprises au fil de l’eau.

La plus-value se situe dans la communication financière, et non plus dans la passation d’écritures comptables automatisées. L’adaptation de l’offre de services contribue à améliorer la valeur perçue des missions par les clients. Des chiffres oui, mais dans quel but ? Voilà, l’enjeu de la comptabilité en temps réel.
Illustration services
Illustration expert-comptable

2.4 - L’implication des clients et la force de conviction de l’expert-comptable

Évidemment, un tel processus de comptabilité automatique suppose que les dirigeants de TPE s’investissent. S’ils n’utilisent pas les plateformes mises à leur disposition ou les applications sur leur smartphone, c’est peine perdue ! Les collaborateurs comme les experts-comptables ont donc un rôle fort à jouer sur le plan de la communication et de l’apprentissage des nouveaux outils.

N’hésitez pas à démultiplier les informations. Réexpliquez les fonctionnalités avec des exemples, etc. le jeu en vaut la chandelle. Commencez la transformation digitale de votre cabinet par des clients positifs et moteurs dans le changement. Ces dossiers seront vos meilleurs ambassadeurs pour la suite des opérations.

3 - La comptabilité en temps réel pour une exploitation des données immédiate

L’atout énorme de l’automatisation comptable et des données financières immédiates, c’est la faculté d’apporter une analyse et du conseil au fil de l’eau. Quels entrepreneurs peuvent se contenter aujourd’hui de découvrir les comptes commentés lors de la réunion de bilan avec l’expert-comptable ?

La santé financière du business demande davantage que le suivi du solde bancaire, la veille de nouvelles dépenses. De la même manière, avoir un œil sur le montant du chiffre d’affaires issu de la facturation en fin de mois seulement nous semble trop restrictif.

3.1 - L’exploitation des données après la comptabilisation en temps réel : la puissance d’un logiciel BI

Avec une solution de business intelligence spécialement conçue pour les métiers de la finance, les experts-comptables gagnent doublement en efficacité :

  • Ils bénéficient de fonctionnalités complémentaires, spécialement adaptées à leurs missions d’analyse financière et de conseil.

  • Ils utilisent des outils simples à prendre en main, y compris sans formation intensive.

C’est exactement l’orientation retenue par Finthesis avec sa plateforme, un outil BI spécial expert-comptable. Nous avons d’ailleurs reçu la médaille d’or en 2024, selon le Palmarès du Chiffre en tant que meilleur logiciel de reporting financier.
Reporting or

3.2 - Un rôle de l‘expert-comptable plus orienté vers la gestion et le business partnering

En explorant toutes les facettes possibles de l’analyse des données en temps réel, les experts-comptables peuvent gagner le match avec les entrepreneurs. Plus proactifs, plus incisifs dans leurs commentaires et conseils, ils sont plus proches des dirigeants. En prenant les devants grâce à la surveillance d’indicateurs clés, frais et à jour, ils alertent très tôt les entreprises d’éventuelles difficultés. Ils deviennent de réels bras droits des dirigeants. Ils sont au vrai rendez-vous des chiffres, pas seulement celui des échéances fiscales.

3.3 - KPI et tableaux de bord : créer des réflexes au quotidien chez les dirigeants d’entreprise

La plateforme en ligne Finthesis offre de nombreuses fonctionnalités autour de l’exploitation de la comptabilité et de la paie en temps réel. Voici quelques exemples :
À vous de faire en sorte que ces reportings et KPI deviennent indispensables pour le quotidien de vos clients. Pour convaincre les entrepreneurs de transmettre leurs factures et notes de frais au fil de l’eau, démontrez-leur que l’exploitation de ces données constitue pour eux une réelle mine d’or.

Comptabilité et données en temps réel, le Graal pour piloter une activité

La technologie vient bousculer les habitudes en compta pour le plus grand bien des entreprises. À vous, les experts-comptables de prendre le lead sur ces nouveaux processus de gestion financière. En ajoutant la proximité avec les entrepreneurs, un de vos avantages forts, vous occupez la place idéale pour accompagner de façon resserrée chaque entreprise. Vous envisagez d’ajouter une solution de BI en ligne à vos logiciels existants ? Nous vous suggérons de vous inscrire pour une démonstration personnalisée de notre logiciel Finthesis.

Assistez à une démonstration en cliquant sur le bouton ci-dessous.

plateforme Finthesis

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