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Comment organiser au mieux l’exploitation des données en cabinet d’expertise comptable ?

La data serait-elle le nouvel eldorado, similaire à celui connu par les chercheurs d’or ? Elle peut accroître la performance des entreprises qui analysent correctement les informations à leur disposition. Elle peut aussi générer de nouvelles missions pour les métiers du chiffre qui savent la valoriser. Pour y parvenir, chaque cabinet d’expertise comptable se doit toutefois de mettre en place une exploitation des données automatisée et efficace. Nous l’imaginons sous deux axes, d’une part le choix des bons outils et d‘autre part, la gestion des compétences autour du data mining.
Data

1 - Que recouvre le concept d’exploitation des données pour les métiers du chiffre ?

Plusieurs termes se rencontrent désormais autour de la gestion et l’exploitation de la data. La dématérialisation des processus et des flux dans les entreprises accroît le besoin de piloter l’information de façon structurée et sécurisée. Les enjeux deviennent stratégiques.

1.1 - Exploitation des données ou data mining : définition

Mining signifie à proprement parler “exploitation minière”. Accolé à la data, ce terme exprime exactement la même idée, soit l’extraction de données souvent en grande quantité dans un but de les analyser. L’exploitation ou le forage de données consiste donc à valoriser les informations utiles pour une prise de décision éclairée en entreprise.
Data mining
Processus

1.2 - Les processus concernés par l’exploitation des données en cabinet d’expertise comptable

L’exploitation de la data comporte diverses étapes ou volets :

  • La collecte et le traitement en vue de leur analyse (automatisation des écritures comptables pour les factures et archivage des pièces justificatives).

  • L’apprentissage automatique avec le concept de machine learning (IA) notamment pour la pré-comptabilisation des écritures.

  • La datavisualisation pour optimiser les visuels lors de la restitution de l’information et des indicateurs, afin de prendre des décisions éclairées.

  • La prédiction ou la modélisation, afin d’établir par exemple des prévisions basées sur la donnée statistique passée, voire sur des analyses sectorielles.

2 - Les enjeux du data management pour les missions clients en cabinet

Les experts-comptables bénéficient d’un atout de taille. Contrairement aux chercheurs d’or ou aux mineurs, nul besoin pour eux de déployer beaucoup d’énergie pour trouver la data, ce nouvel or noir. Par définition, ils se situent au cœur du réacteur. La donnée de qualité est à leur portée, vu qu’elle constitue souvent leur matière première pour la production comptable. Il leur reste donc à l’exploiter judicieusement.

2.1 - Une course à l’exploitation de la data qui s’intensifie

Toutefois, une nouvelle ère dans l’exploration des données des entreprises s’ouvre désormais. Avec la digitalisation croissante, dont la facture électronique, une course s'installe entre les acteurs traditionnels et l’arrivée de nouveaux. Éditeurs de logiciels comptables, opérateurs de dématérialisation (OD et PDP), mais aussi les banques, tous cherchent à capter la data des entreprises.
Data
Plateforme data

2.2 - Les enjeux des plateformes ou data lakes pour optimiser l’exploitation des données

Les experts-comptables qui prennent actuellement le train du data mining resteront dans la course. En outre, la mise en place de data lakes comme jedataviz.com va faciliter l’accès au big data anonymisé pour les cabinets. Cette manne d’informations à leur portée rend possible de nouvelles missions prédictives, tout comme du benchmarking sectoriel notamment.

2.3 - L’émergence nécessaire des missions post-production comptable

Le fait de valoriser vraiment les données à la disposition du cabinet facilitera la création de nouvelles missions auprès des clients. Ces prestations d’analyse et de gestion conduiront à accroître la courbe d’expérience, la connaissance des entreprises, de leur stratégie et de leur modèle économique. C’est l’opportunité de devenir le réel business partner du dirigeant de TPE ou de PME.
Mission comptable

3 - Organiser la gestion des données de A à Z avec les bons outils

Le premier axe pour exploiter la data en cabinet consiste à organiser les flux d’information entrants comme sortants. Le second concerne les ressources humaines, car la transformation digitale des entreprises suppose aussi une refonte des missions et des compétences au sein du cabinet.

3.1 - La gestion des données et des informations des entreprises en amont de leur analyse

Tous les entrepreneurs doivent affronter la gestion des données entrantes comme sortantes. Avec la transformation digitale incontournable dans toutes les organisations, ils doivent se positionner face aux offres de services dans le domaine. L’expert-comptable reste le conseiller privilégié en la matière. Il les aide à choisir une solution de dématérialisation, pour la facturation des clients et pour la gestion des achats fournisseurs.
La pile technologique du cabinet comporte alors divers outils autour de l’exploitation de la donnée de base :

  • facturation et CRM ;

  • dématérialisation, pré-comptabilisation et archivage sécurisé ;

  • comptabilisation et déclarations fiscales ;

  • paie ;

  • gestion de trésorerie ;

  • relance client (credit management) ;

  • etc.

Compta

3.2 - L’exploitation des données une fois collectées : la puissance des outils BI

Avec les données financières comme extra-financières, les experts-comptables peuvent élargir le champ des possibles en proposant de l’analyse de gestion approfondie, de la prévision budgétaire, etc. Pour attirer les nouveaux talents en cabinet, équipez-vous de solutions décisionnelles simples à prendre en main et adaptées à votre métier.

La business intelligence peut revêtir plusieurs formes. Chez Finthesis, nous avons conçu une plateforme BI tout-en-un spécialement pour les experts-comptables et DAF à temps partagé. Elle apporte toutes les fonctionnalités au quotidien pour accompagner les clients en matière de pilotage financier, du tableau de bord comptable au business plan complet, en passant par le reporting RH ou la gestion de trésorerie prévisionnelle notamment.

4 - Former les collaborateurs au data mining et à la BI

Disposer de tous ces outils, tant pour collecter, stocker, traiter qu’analyser la data exige de revoir les métiers et les compétences au sein des organisations. Tout comme nous sommes convaincus que l’avenir et la croissance des cabinets passe par la business intelligence, nous pensons que cet axe s’avère essentiel également.
Collab

4.1 - Inculquer une culture de gestion de la data dans le cabinet

Même si l'utilisation de solutions BI comme Finthesis s’avère simple, la formation aide à acquérir une réelle culture data driven au sein des structures. En outre, les collaborateurs du cabinet sont les meilleurs ambassadeurs auprès des clients. Ils les aident dans la mise en place des processus de dématérialisation et de sécurisation des données. C’est donc important de leur apporter les techniques et les bons réflexes.

4.2 - Intégrer de nouveaux profils et compétences : data analyst et data controller

La transformation digitale des entreprises comme des cabinets implique de recruter de nouveaux talents. Elle demande aussi de faire évoluer les missions de collaborateurs intéressés par la gestion de la data. Des métiers émergent comme :

  • le référent digital du cabinet, qui gère le projet interne de digitalisation et aussi le déploiement des outils chez les clients ;

  • le data controller, garant de la qualité des données pour leur utilisation au sein du cabinet, de leur sécurité ainsi que de leur conformité au RGPD notamment ;

  • le data analyst qui fait parler les données par une exploitation maximale.

4.3 - Proposer des formations data aux collaborateurs

Enfin, c’est important d’accompagner la conduite du changement dans les cabinets, notamment au travers de formations autour de l’exploitation des données. Se former facilite l’acquisition d’une culture de la data. Toute l’équipe parle le même langage et adopte les mêmes réflexes, tant pour l’utilisation des outils, les techniques d’analyse comme la manière de conseiller les clients pour leur propre gestion des données.

Ainsi, Adok propose de nombreuses formations autour du pilotage de la data. Conçues par des professionnels du chiffre pour les métiers de la finance d’entreprise, les sessions s’adaptent à chaque besoin. Adok propose ainsi :

  • les fondamentaux afin de mieux comprendre les enjeux pour la profession et pour se projeter dans des cas d’usage concrets ;

  • des modules spécialisés pour des outils spécifiques afin d’automatiser le traitement des données et des process et pour analyser la data ;

  • des formations orientées sur les propres outils de chaque cabinet, dans le but de savoir les connecter entre eux de façon optimale.

Investir dans l’exploration et l’exploitation des données favorise le développement de votre cabinet. Le fait de valoriser réellement la data avec les méthodes et outils adéquats vous fait passer à la vitesse supérieure. À côté du déploiement nécessaire de la facturation électronique au cabinet et chez les clients, ajoutez immédiatement la BI à vos processus. Formez vos collaborateurs. Le temps s’accélère. Ce serait dommage de différer cette étape de la transition digitale. Chez Finthesis, comme chez Adok, nous apportons nos compétences et notre accompagnement pour de tels projets.

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